So läuft ein strukturiertes Offboarding ab
- Austrittsgespräch führen: Das Austrittsgespräch ist die Basis jedes Offboarding-Prozesses. Arbeitgeber können dem scheidenden Mitarbeiter hierbei Rückmeldung geben, Motive erfragen und den weiteren Verlauf des Offboardings erklären.
- Austrittstag klären: Kündigungsfrist und Resturlaub haben Einfluss auf den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. Mit der Personalabteilung sollte daher zeitnah das Austrittsdatum geklärt werden. Da der Austritt möglichst einvernehmlich gestaltet werden sollte, können Unternehmen dem austretenden Mitarbeiter auch mit einem Aufhebungsvertrag entgegenkommen – bspw. wenn er bereits früher beim neuen Arbeitgeber anfangen soll.
- Offen kommunizieren: Bevor Gerüchte im Betrieb entstehen, sollten Vorgesetzte offen kommunizieren, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Der Mitarbeiter selbst sollte hingegen wenn nötig Kunden, die er betreut, rechtzeitig über neue Ansprechpartner informieren.
- Unterlagen fertigstellen: Gehaltsabrechnung, Meldung zur Sozialversicherung oder Arbeitszeugnis – die Fertigstellung dieser Unterlagen sollte ein Arbeitgeber zeitnah veranlassen. Tipp: Beim Arbeitszeugnis auf versteckte Codes zu verzichten, wirkt sich positiv auf das Arbeitgeberimage aus.
- Ersatz suchen: Um Verzögerungen im Arbeitsablauf zu vermeiden sollte rechtzeitig ein Nachfolger gesucht werden. Dafür können verkürzte Recruitingprozesse genutzt werden. Ist dies nicht möglich, sollten die Aufgaben fair an die verbleibenden Mitarbeiter verteilt werden.
- Übergabe strukturieren: Welche Aufgaben sind zu beenden? Was muss an Kollegen weitergegeben werden? Diese Frage sollten geklärt und dem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, dadurch ein Zeitplan an die Hand gegeben werden. Dabei ist auch wichtig, dass Briefings für den neuen Kollegen erstellt werden, wenn eine persönliche Übergabe mit diesem nicht möglich ist.
- Sicherheitsfragen klären: Am Ende des Offboardings sollten alle Schlüssel, Karten und Ausweise zurückgegeben sein worden. Zudem müssen die Zugangsdaten für die Benutzerkonten gesperrt werden. Der Mitarbeiter muss darüber hinaus alle firmeneigenen Besitztümer – bspw. Laptops oder Dienstwagen – zurückgeben. Eine Checkliste hilft hier nichts zu vergessen.
- Mitarbeiter verabschieden: Spätestens am letzten Arbeitstag sollte der Vorgesetzte den scheidenden Mitarbeiter verabschieden. Bei verdienten Mitarbeitern kann es bspw. auch eine kleine Abschiedsfeier geben.
- In Kontakt bleiben: Im Guten auseinandergehen und etwa über die sozialen Medien Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern zu halten, fördert nicht nur das Arbeitgeberimage, sondern auch den fachlichen Austauschen, von dem beide Seiten profitieren.
(karrierebibel/NZ)
