Zentrale Aktualisierung, Datenverfügbarkeit überall
Die Digitalisierung hilft, einen detaillierten Überblick über das Tagesgeschäft in Echtzeit zu gewinnen. Die Betreiber wissen auch die Vorteile beim Controlling und bei der Verwaltung zu schätzen. Die Unternehmensführung sei dadurch um einiges leichter geworden, da sie jetzt transparent in jedes Restaurant blicken und alle relevanten Daten auswerten könnten, fasst Maria Klara Heinritzi zusammen. Auch die Warenwirtschaft profitiere von der Modernisierung: „Wir konnten den Wareneinsatz in kürzester Zeit spürbar reduzieren.“ Laut Andreas Jonderko, Mitgründer und Geschäftsführer von Gastronovi, kann intelligente Software insbesondere in Sachen Buchhaltung, Steuern und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen. Wichtig sei ein Single-Source-Ansatz, also dass Daten nur einmal zentral eingepflegt werden müssen und dann an gewünschter Stelle bequem genutzt werden können.
Durch die Digitalisierung können wir transparent in jedes Restaurant blicken
und alle relevanten Daten auswerten
Ein Beispiel:
Die Daten des Moduls Tischreservierung finden sich auch in der Kasse und können analysiert werden, um aktuelle und zukünftige Auslastungen zu überblicken. Ferner stehen z. B. Daten aus der Speisekarte automatisch in der Kasse und auf der Website zur Verfügung. Bei einer Änderung müsse man diese Kanäle bei der Karte nicht zusätzlich manuell aktualisieren. Auch die Gäste profitieren von der Software: Sie sparen dank digitaler Tischreservierung und Vorbestellung Zeit. Digitale Payment-Optionen erlauben bargeldloses Bezahlen – inklusive getrennter Rechnungen und Trinkgeld.
Fallbeispiel: Landhotel Buller und Ringhotels
Sophia Buller vom Landhotel Buller in Hagen am Teutoburger Wald legt großen Wert darauf, dass die Bedienung der Kasse den heutigen Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Das bedeute ein intuitives und weitestgehend selbsterklärendes Handling. Darüber hinaus wüsste man besonders zu schätzen, die Kassensoftware schnell und sehr unkompliziert an den verschiedenen Outlets im Hotel einsetzen zu können – etwa in besonderen Außenbereichen, die vielleicht nicht jeden Tag in Betrieb sind.
Eine zentrale Rolle spielte bei der Entscheidung für ein modernes, cloudbasiertes Kassensystem auch, dass man nicht immer wieder neue Versionen nachkaufen muss, sondern die Software per Abo automatisch auf dem neuesten Stand halten kann. „Ein weiterer wichtiger Punkt für uns bestand darin, dass keine bestimmte Hardware (Kassenterminals, spezielle Handhelds) nötig ist, sondern man die Software auf allen gängigen PCs oder Smartphones und Handhelds nutzen kann“, so Sophia Buller.
Bei der Suche nach einem Hotelprogramm sollten die Erfahrungen und Wünsche der Mitarbeiter, die täglich mit dem System arbeiten, mit einfließen
Es gibt kein Universalsystem
Ringhotels e. V., zu dem auch das Landhotel Buller gehört, lud Mitte April dieses Jahres zu einer Diskussion mit sieben cloudbasierten PMS-Softwareanbietern. „Die Conclusio war: Das perfekte System gibt es nicht“, berichtet Petra Weindl, geschäftsführender Vorstand von Ringhotels. Was das für den eigenen Betrieb geeignetste System ist, hänge neben der Zimmeranzahl und den Funktionalitäten von vielen weiteren Fragen ab: Habe ich beispielsweise Tageskapazitäten bzw. Gruppenbuchungen? Welche Schnittstellen werden benötigt? Wo liegen die Daten und wie werden sie exportiert? Kann ich Daten vom alten System übernehmen? So einen Wechsel mache man laut Petra Weindl nicht aus der Hüfte.
Martin Gahn von Top Gahn Quality Coaching sagt, ein Hotelprogramm zu wechseln, sei wie eine Operation am offenen Herzen. Der Hotelfachmann hat folgenden Rat: „Bei der Suche nach einem Programm ist wichtig, dass es zum Kassensystem passt: Ich brauche ein Hotelprogramm, das eine Schnittstelle zum Kassensystem hat.“ Seiner Erfahrung nach beziehen Entscheider die operative Seite oft zu wenig ein. Die Mitarbeiter, die täglich mit dem System arbeiten, hätten Erfahrungen und Wünsche, die viel zu selten in die Entscheidung mit einfließen. Für Gahn steht fest: Die serverbasierten Lösungen sind langfristig allesamt Auslaufmodelle. Mittlerweile würden die Entscheider begreifen, dass es um die Cloud nicht mehr herumgeht, lautet sein Fazit.
