Bogenhauser Hof: Wenn zwei Welten miteinander verschmelzen

Im Mai 2023 feierte das Traditionslokal nach über einjähriger Restaurierung seine Wiedereröffnung. Die Vorbereitungsphase hat das Team dazu genutzt, den gesamten Betrieb zu digitalisieren. Gemeinsam mit Gewinnblick, dem Spezialisten für Kassen- und Bezahlsysteme in Gastronomie und Hotellerie, wurde eine leistungsstarke, vollintegrierte Gesamtlösung umgesetzt.

Der Bogenhauser Hof setzt auf ein spannendes kulinarisches Konzept, in dem feinste Spezialitäten aus der alpinen Küche mit einem pikanten asiatischen Twist veredelt werden. Diese Verschmelzung zweier Welten setzt das Restaurant nun auch in Service, Küche und Backoffice um: Ziel der umfassenden Digitalisierung des Betriebs war sowohl die Entlastung der Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit als auch die Kreation eines noch hochwertigeren Restauranterlebnisses für die Gäste.

Warenwirtschaft – ein lohnenswerter Langstreckenlauf

Küchenchef Hannes Reckziegel ist besonders begeistert davon, seinen Einkauf, Rezepte und Kalkulation über die Warenwirtschaftssoftware zu organisieren. „Für uns war es am Anfang wirklich essenziell, die verschiedenen Tools alle perfekt einzusetzen“, verrät er. Deshalb nutzte das Team die Zeit vor der Neueröffnung konsequent, um die Kasse mit allen nötigen Informationen zu füttern und sämtliche Prozesse von Grund auf neu aufzusetzen.

„Wir haben gemeinsam mit den Experten von Gewinnblick alles Stück für Stück entwickelt. Angefangen haben wir damit, sämtliche Lieferanten im neuen System anzulegen. Nun können wir auf einen Blick alle Informationen abrufen, die wir benötigen: E-Mail-Adressen, Telefonnummern, die passenden Ansprechpartner und vieles mehr“, berichtet Küchenchef Reckziegel.

„Im nächsten Schritt haben wir jedes einzelne Produkt, mit dem wir arbeiten, eingepflegt.“ Auf dieser Basis erstellen Hannes Reckziegel und seine Mitarbeiter Grundrezepte und schließlich die finalen Gerichte, bevor diese dann in der Kasse hinterlegt und in der Speisekarte angeboten werden.

Sobald sich der Preis oder Lieferant für ein bestimmtes Produkt ändert, wird dies ohne großen Aufwand im System korrigiert und steht sofort allen zur Verfügung.

„Warenwirtschaft ist kein Sprint, den man einmal macht – es ist ein Marathon“, verrät der Küchenchef. Am Ende des Tages zahle sich die Pflege der Daten jedoch aus: „Wir haben nun immer einen aktuellen Überblick über Warenbestände, Lieferzeiten und andere für den Betrieb wichtige Informationen.“

Küchenmonitoring – alles auf einen Blick

An seinem Arbeitsplatz sind die neuen, übersichtlichen Küchenmonitore ein echter Hingucker, findet Reckziegel. „Ich war anfangs ein bisschen skeptisch, weil ich da doch etwas ‚oldschool‘ bin“, gibt er offen zu. „Aber ich muss ganz ehrlich sagen: Ich bin sehr positiv überrascht!“

Dank der drei großen Bildschirme in der Küche und der passenden Monitoringsoftware hat jeder Mitarbeiter immer einen sehr guten Überblick darüber, welche Bestellungen gerade offen und welche Gerichte bereits in Arbeit sind. Auch die Funktion, die dem Personal zeigt, wie lange die Gäste schon auf ihr Essen warten, sei ein echter Mehrwert.

„Alles ist farblich so markiert, dass wir immer auf den ersten Blick wissen: Was ist auf Abruf? Was kann gleich zum Gast gebracht werden?“, erklärt Reckziegel.

Im Servicebereich gibt es zudem nun einen weiteren Monitor, sodass die Servicekräfte nicht mehr in der Küche nachfragen müssen, wie lange eine Bestellung noch dauert oder zu welchem Gericht der Beilagensalat gehört.

Die Buchhaltung erledigt sich (fast) wie von selbst

Ein weiterer essenzieller Bereich in der Gastronomie ist die Buchhaltung – die sich dank der Digitalisierung im Bogenhauser Hof nun „fast von alleine“ macht, wie der leitende Manager Franz Faltermaier erzählt: „Bislang musste ich am Monatsanfang die Abrechnungen aller Tage des Vormonats, die die Buchhalterin benötigt, per Hand exportieren und in eine DATEV-konforme Datei umwandeln. Jetzt sendet das System jeden Tag die bereits aufbereiteten Daten vom Vortag automatisch an die Buchhaltung“, erklärt Faltermaier. „Das funktioniert ausgezeichnet und erleichtert die Arbeit ungemein.“

Zudem ist das mit einer API-Schnittstelle verbundene System sicher verschlüsselt. Franz Faltermaier erinnert sich an die Einarbeitungsphase, in der Gewinnblick die Einführung intensiv begleitet hatte: „Wir wurden Schritt für Schritt an alles Neue herangeführt, bis schließlich alles so funktioniert hat, wie wir uns das vorgestellt haben.“

Backoffice – jederzeit auch aus dem Biergarten

Der gelungene Spagat zwischen traditioneller Gastronomie und Digitalisierung bietet nicht zuletzt auch dem Service-Team im Bogenhauser Hof viele Vorteile: Mit den mobilen Endgeräten kommen alle Mitarbeiter problemlos zurecht – und wissen die neu gewonnene Flexibilität zu schätzen.

„Wir können mit den fünf Orderman, die wir aktuell einsetzen, deutlich schneller arbeiten. Falls wir aber morgen zu dem Schluss kommen sollten, dass wir doch lieber iPads verwenden möchten, könnten wir auch jederzeit problemlos wechseln. Wir sind also völlig flexibel, was die Hardware angeht“, freut sich Manager Faltermaier. „Das ist genau das, wonach wir gesucht haben.“

Die cloudbasierte Lösung von Gastronovi macht es zudem einfach, von überall aus auf das System zuzugreifen. „Selbst wenn es mal Probleme mit der IT gibt, muss ich als Manager nicht unbedingt vor Ort sein“, betont Faltermaier. „Wenn ein Mitarbeiter mich anruft und ich schon zu Hause bin oder im Biergarten sitze, kann ich über Handy, Laptop oder iPad auf das System zugreifen und helfen.“

Für die Zukunft plant der Bogenhauser Hof, gemeinsam mit Gewinnblick noch weitere Module in den Gastronomiebetrieb zu integrieren: „Ein neues Reservierungssystem sowie noch leistungsfähigere EC-Karten-Terminals, die aktuell noch in Entwicklung sind, könnten wir uns schon gut im Bogenhauser Hof vorstellen“, so Faltermaier. Denn der Ehrgeiz, immer noch ein bisschen besser zu werden, endet im Bogenhauser Hof noch längst nicht an der Tür zur Küche.

Wenn auch Sie an einem neuen Kassen- und Bezahlsystem für Ihr Restaurant oder Hotel interessiert sind, lohnt sich ein Besuch der Gewinnblick Homepage.