EU-KI-Verordnung: Was die KI-Fortbildungspflicht für Unternehmen bedeutet
Die Welt der Künstlichen Intelligenz (KI) entwickelt sich rasant weiter. Auch im Gastgewerbe spielt der Einsatz von KI eine zunehmende Rolle. So wird sie zum Beispiel in der Hotellerie im Kundenservice mithilfe von KI-Chatbots oder zur Datenanalyse eingesetzt.
Die KI erweist sich dabei als wertvoller Helfer und Unterstützer. Aber genauso wie sie vorteilhaft sein kann, birgt sie auch Gefahren. Deshalb ist bereits seit dem 1. August 2024 die europäische Verordnung über Künstliche Intelligenz (EU-KI-Verordnung) in Kraft getreten. Ziel dieser Verordnung ist es, die verantwortungsvolle Entwicklung und Verwendung Künstlicher Intelligenz in der EU zu fördern.
Als Teil dieser EU-KI-Verordnung werden Unternehmen, deren Mitarbeiter Künstliche Intelligenz einsetzen, nun seit dem 2. Februar zu Fortbildungsmaßnahmen in dem Bereich verpflichtet. Der Arbeitgeber muss dabei nachweisen können, dass seine Mitarbeiter im Umgang mit KI geschult sind, einige grundlegende Fragen zu Funktionsweise und Einsatz der Modelle beantworten können und eigenverantwortlich eine Risikoanalyse zum Output von z. B. Chatbots abgeben können. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, KI-Systeme korrekt und sicher zu nutzen und dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen zu wahren.
Was bedeutet die KI-Fortbildungspflicht für Unternehmen?
Doch was bedeutet das jetzt für Unternehmen? „Zunächst einmal sollte sich ein Unternehmen die Frage stellen, ob es überhaupt KI-Systeme einsetzt bzw. einsetzen möchte“, erklärt Christian Leuthner von der Kanzlei Reed Smith in Frankfurt am Main.
Dabei gelte es zu prüfen, ob die Systeme, die genutzt werden, auch tatsächlich bereits KI sind. „Die Definition von KI-System und KI-Modell sind in der Verordnung relativ breit gefasst“, sagt Leuthner. So sei eine klassische Datenbank, die Daten auswertet und Durchschnitte bildet, beispielsweise keine KI.
„Bei Datenbanken der verschiedenen Anbieter ist aber Vorsicht geboten!“, betont der Anwalt. Denn diese würden immer häufiger – auch nach und nach – mit KI nachgerüstet. „Wenn ein Unternehmen ein solches Tool zur Verwendung durch seine Mitarbeiter zulässt, erlaubt es damit auch die Verwendung der KI. So passiert es schnell, dass auch unbewusst KI verwendet wird“, erklärt der Experte. Das kann nicht nur bei Datenbanken, sondern auch bei Betriebssystemen und Textverarbeitungsprogrammen der Fall sein. Hier ist also Vorsicht geboten!
Kein bußgeldbewährter Tatbestand
Trotzdem sei dies noch kein Grund zur Panik. Die seit dem 2. Februar in Kraft getretene KI-Fortbildungspflicht stellt zwar eine Verpflichtung für Unternehmen dar, ihre Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, zu schulen. „Das Versäumnis des Trainings stellt aber keinen bußgeldbewährten Tatbestand dar“, stellt Leuthner heraus. Das heißt: Ein Versäumnis der KI-Schulung führt nicht unmittelbar zu einem Bußgeld.
Allerdings kann das Fehlen eines solchen Trainings als strafschärfend gewertet werden, wenn dadurch ein Fehler mit schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen entsteht. Verstößt ein Unternehmen durch die Verwendung der KI also gegen ein Gesetz, z. B. gegen das Datenschutzrecht, so kann das Fehlen einer KI-Fortbildung zu einer höheren Strafe bzw. einem höheren Bußgeld führen.
Was gilt es bei den KI-Fortbildungen zu beachten?
Um solche höheren Bußgelder und vor allem einen Gesetzesverstoß zu vermeiden, empfiehlt es sich also, entsprechende KI-Schulungen durchzuführen. Hierbei legt die Verordnung nicht fest, wie genau das Training durchzuführen ist. Lediglich die Ziele werden definiert: Durch die Fortbildung sollen die KI-Kompetenzen der Mitarbeiter verbessert werden.
Somit sollten bei den Schulungen einerseits die Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtigt werden und andererseits darauf geachtet werden, welche KI-Systeme die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag verwenden, um gezielt in diesen Systemen geschult zu werden. Dementsprechend sollten allgemeine Schulungen mit für den Arbeitsalltag irrelevanten Inhalten vermieden werden und stattdessen Schulungen geboten werden, die speziell auf die Anwendung der KI im jeweiligen Betrieb abgestimmt sind.
Die KI-Schulung kann dann intern oder extern durchgeführt werden. Bei der internen Schulung genügt es, wenn ein entsprechend geschulter Mitarbeiter sein Wissen weitergibt. „Ein Mitarbeiter, der im Umgang mit der entsprechenden KI geschult ist, z. B. ein Seminar zum Thema absolviert hat, sich selbst in das Thema eingelesen oder eingearbeitet hat, kann bereits sein Wissen weitergeben“, erklärt Leuthner.
Dokumentation ist wichtig
Wichtig sei, dass die Schulungen dokumentiert werden. Dies sei besonders dann von Bedeutung, wenn bei der Verwendung von KI gegen ein Gesetz verstoßen wird. „In einem solchen Fall wird von der Aufsichtsbehörde geprüft, ob die Mitarbeiter ausreichend geschult wurden. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass es gezielt Schulungen durchgeführt und entsprechende Richtlinien zur Nutzung von KI im Betrieb festgelegt hat, kann dies dazu beitragen, das Bußgeld zu minimieren“, erklärt der Anwalt.
Gerade größere Hotels sollten daher KI-Richtlinien entwickeln, die klare Vorgaben zur Nutzung von KI im Unternehmen enthalten. Diese Richtlinien sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, insbesondere, wenn neue KI-Systeme eingeführt oder bestehende Systeme mit neuen Funktionen ausgestattet werden. Eine regelmäßige Auffrischung der Schulungen – zum Beispiel einmal jährlich oder bei der Einführung neuer KI-Tools – ist ebenfalls ratsam, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind.
Keine Panik!
Abschließend lässt sich festhalten, dass die KI-Fortbildungspflicht an sich kein Grund zur Panik ist. Unternehmen, die KI nutzen, sollten ihre Mitarbeiter ohnehin bereits mit dem Umgang des bei ihnen verwendeten Tools vertraut machen, sodass die Mitarbeiter damit arbeiten können.
Die Fortbildungspflicht ist lediglich dann relevant, wenn durch die Nutzung der KI gegen ein Gesetz verstoßen wird. In diesem Fall ist es hilfreich, wenn man die entsprechenden Schulungen nachweisen kann, um ein höheres Bußgeld zu vermeiden. Ein gut organisiertes und spezialisiertes Training stellt zudem nicht nur sicher, dass Mitarbeiter mit den KI-Systemen korrekt umgehen, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen der Gäste in den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten zu stärken.
(SAKL)
