„Die Kasse wird zum Management-Tool des gesamten Betriebs“
Digitale Kassensysteme werden immer mehr zum technischen Herzstück einer Gastronomie. Der Trend, sagt Daniel Schnitzler, Start-up Partnermanager bei der Deutschen Telekom, uns im Interview, geht dahin, dass sich künftig so gut wie alle Prozesse im digitalen Kassensystem bündeln werden. Darüber hinaus gibt er Tipps für den Kauf eines digitalen Kassensystems, erklärt, welche Vorteile dieses gerade jetzt in der Lockdown-Zeit mit sich bringt und welches Tool man auf jeden Fall braucht.
Herr Schnitzler, gerade erst wurde der Teil-Lockdown erneut verlängert – aktuell bis 10. Januar 2021. Die Gastronomie- und Hotelbetriebe bleiben geschlossen. Warum ist es trotzdem sinnvoll, gerade jetzt in ein digitales Kassensystem zu investieren?
Gastronomen und Hotelbetreiber leiden unter dieser Pandemie extrem. In dieser Zeit müssen sich Betroffene darum kümmern, ihre Existenz langfristig zu sichern. Hierbei steht die Sicherung der Umsätze und die Entwicklung neuer, flexibler Absatzwege im Fokus. Aus meiner Sicht gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt ein digitales Kassensystem einzuführen – so können bereits im Teil-Lockdown neue Ideen umgesetzt werden und der Nutzer ist mit der Kasse bestens vertraut, wenn in Zukunft wieder Regelbetrieb herrscht.
Was sind Vorteile eines digitalen Kassensystems, die gerade jetzt in Lockdown-Zeiten dem Gastronomen von Nutzen sein können?
Im Lockdown ist es für Gastronomen sehr wichtig, flexibel zu sein. Betriebe mit einer analogen Registrierkasse sind nach Schließungen nahezu handlungsunfähig. Mit digitalen Kassensystemen stellen Gastronomen ihr Angebot innerhalb weniger Stunden online, erhalten Bestellungen digital und liefern entweder aus, oder Kunden holen Speisen vor Ort ab und bezahlen kontaktlos. Diesen Service können auch Hotels mit Küchen anbieten.
Mit einem digitalen Kassensystem können Gastronomen auch Angebote – wie Food Trucks, Stände oder Außerhausverkauf – unkompliziert realisieren. Digitale Kassen benötigen meist nur eine LTE-Verbindung, um auch außerhalb der eigenen Location flexibel agieren zu können. So schaffen sich Gastronomen ein weiteres Standbein und können schneller auf bevorstehende Veränderungen reagieren und langfristig ihr Geschäft sichern.
Worauf sollte man bei der Entscheidung für ein neues Kassensystem Ihrer Meinung nach unbedingt achten?
Neben der bereits erwähnten Flexibilität optimiert die digitale Kasse auch die Abläufe im Gastronomie-Alltag. Die Bedienung spart es sich beispielsweise auch, handschriftlich notierte Bestellungen zusätzlich in die Kasse einzugeben oder die Bestellung in die Küche zu bringen. Da in der Gastronomie oft Aushilfen arbeiten, sollte die Handhabung des Kassensystems leicht verständlich sein.
Hinzu kommt, dass in der aktuellen Zeit immer mehr Kunden kontaktlos zahlen möchten. Auch nach Corona werden mobile Zahlungsmöglichkeiten in Deutschland immer beliebter. Daher sollte das neue System eine Bandbreite an kontaktlosen Bezahloptionen bieten – von der Kreditkarte bis hin zu Smartphones oder -watches. Weiterhin sollten Gastronomen und Hoteliers darauf achten, dass sich die Kasse auch mit anderen Lösungen, wie zum Beispiel einer Hotelmanagement-Software, verbinden lässt. Denn der Trend geht dahin, alle Business-Anwendungen in einer Lösung zu managen.
Sie haben die Möglichkeit zum digitalen Bezahlen angesprochen. Kann man sagen, dass wer heute seinen Kunden diese Funktion nicht anbietet, diese an die Konkurrenz verliert? Oder anders formuliert: Welchen Stellenwert hat die Funktion Mobile Payment und kontaktloses Zahlen?
Digitales Bezahlen hat einen enorm hohen Stellenwert. Der Wunsch nach kontaktlosen Zahlungsmöglichkeiten hat während Corona nochmal deutlich zugenommen. Ich gehe nicht davon aus, dass sich das nach der Pandemie ändern wird. In bspw. Skandinavien oder den Benelux-Ländern ist das mobile Bezahlen schon deutlicher etablierter und akzeptierter als in Deutschland. Dass Kunden in Deutschland noch vergleichsweise wenig mobil zahlen, liegt auch daran, dass das Angebot in diesem Bereich noch eingeschränkt ist. Wer in Zukunft keine digitalen Zahlungsmöglichkeiten anbietet, wird – meiner Meinung nach – langfristig Kunden an die Konkurrenz verlieren.
Seit dem 1.1.2020 müssen alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die vom Bundesministerium für Finanzen eingeräumte Nichtbeanstandungsfrist ist mit 30.09.2020 abgelaufen – und trotz Corona-Krise auf Bundesebene nicht verlängert worden. Viele Gastronomen und Hoteliers hatten aufgrund der Schließungen im Frühjahr und der neu angeordneten Schutzmaßnahmen jedoch einerseits hohe Umsatzeinbußen zu verzeichnen und mussten andererseits viel in Hygieneartikel etc. investieren. Die pandemiebedingten zusätzlichen Ausgaben für die TSE stellten einen zusätzlichen finanziellen Aufwand dar. Wie können Gastronomen und Hoteliers diese Vorgaben trotzdem erfüllen?
Um die Betriebe zu entlasten, hat sich die Mehrheit der Finanzminister der Bundesländer auf eine weitere Fristverlängerung geeinigt und einen Aufschub für die Installation der TSE bis zum 31. März 2021 gewährt. In den meisten Bundesländern mussten Betriebe allerdings bis spätestens zum 30. September 2020 nachweisen, dass sie die Installation einer TSE-konformen Kasse verbindlich beauftragt haben.
Dabei müssen digitale Kassensysteme auch nicht teuer sein. Unsere Lösung, MagentaBusiness POS, ist schon einmalig ab 299,95 Euro und anschließend 49,95 Euro pro Monat verfügbar. Die Kasse basiert auf einer Cloud-Plattform, die im Hintergrund alle Updates automatisch einspielt. So können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass ihr System immer die aktuellen Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Zusätzlich haben die Gastronomen dank der Cloud jederzeit und von überall ihre Zahlen in Echtzeit im Blick, können Preise flexibel anpassen oder die Warenwirtschaft verwalten.
Sie haben es gerade erwähnt – mit MagentaBusiness POS bietet die Telekom eine Kassensoftware an. Welche Funktionen bzw. Kriterien standen im Zuge der Entwicklung im Fokus?
Der Gründer von enfore, unser Partner für das digitale POS-System, ist vor zehn Jahren mit der Vision gestartet, mit seiner Kassenlösung auch den „Kleinen“ das Rüstzeug an die Hand zu geben, um in einer zunehmend digitalisierten Welt mit den „Großen“ mithalten zu können. Ein wichtiger Punkt war die Benutzerfreundlichkeit. Denn wie bereits erwähnt, arbeiten in der Gastronomie und der Hotellerie oft Aushilfen, die die Kasse auch problemlos und schnell bedienen sollen. Hierzu sind auf der Nutzeroberfläche beispielsweise alle Artikel auf Bildern dargestellt.
Ein weiterer wichtiger Punkt war der flexible Einsatz. So können mit MagentaBusiness POS auch kleinere Betriebe ihre Speisen online anbieten und diese selbstständig ausliefern – ohne bei jeder Bestellung Abgaben von bis zu 20 Prozent an große Onlineanbieter für Lieferdienstleistungen zu zahlen.
Wichtig ist auch die Optimierung von Abläufen im Betrieb. Nicht nur der Informationsfluss zwischen Bedienung, Bar und Küche wird beschleunigt, sondern auch die Abläufe am Tisch des Gastes werden verbessert. So kann die Bedienung bereits bei der Bestellung zuordnen, welcher Gast welches Essen oder Getränk bestellt hat und weiß bei der Abrechnung direkt, welcher Gast was bezahlen muss. Zudem können Kunden über unsere mobile Kassenlösung direkt am Tisch bar, mit Karte oder per Smartphone zahlen, ohne dass die Bedienung ein zusätzliches Kartengerät holen muss. Das spart wertvolle Zeit für Gastronomen und Gast.
Was sagen Sie einem Kunden, der Berührungsängste mit „zu viel Technik“ hat oder sich sorgt, dass die Bediensysteme zu kompliziert sind?
Letztlich ist jedes neue Kassensystem in der Bedienung ungewohnt. Wir haben bei MagentaBusiness POS allerdings sehr auf die Benutzerfreundlichkeit geachtet. Generell dauert die Installation nur zwei bis drei Stunden und ist danach sofort einsatzbereit. Über eine kostenfreie Hotline und einen Videoservice können unsere Kunden jederzeit Fragen stellen. Gegen einen Aufpreis kommt ein Techniker vor Ort vorbei, installiert die Kasse und erklärt, wie Produkte in den Online-Store hochgeladen werden.
Ein Blick in die Zukunft: Was wird sich künftig bei digitalen Kassensystemen tun?
Ich glaube, dass sich in Zukunft alle Prozesse im digitalen Kassensystem bündeln werden. Ähnlich wie beim Smartphone, mit dem wir aktuell fast unser gesamtes Leben managen, wird auch die Kasse zum Management-Tool des gesamten Betriebs. Die Verbindung aus Online-Store und der Kasse vor Ort ist nur ein Beispiel. Ich gehe davon aus, dass bspw. die Steuerung der Warenwirtschaft über die digitale Kasse an Bedeutung gewinnen wird. So werden Gastronomen und Hoteliers stets einen Überblick über den Bestand aller Filialen haben und können hierüber manuell oder automatisiert Waren nachbestellen.
Wir danken für das Gespräch.
(KP)
