Wie gastgewerbliche Betriebe ihre Personalkosten optimieren können

„Hohe Personalkosten können für gastgewerbliche Betriebe schwerwiegende Folgen haben“, sagt Alexander Pesch, Group Director von Treugast. „Sie können die Wirtschaftlichkeit beeinträchtigen, da Gewinne sinken und im schlimmsten Fall die Insolvenz droht.“

Andreas Bartelt, Inhaber der Gastronomieberatung „Der GastroCoacher“, führt dies weiter aus: „Zu hohe Personalkosten führen oftmals zu Einsparungen in anderen Bereichen, die sich dann negativ auf den Betrieb auswirken“, erklärt der Gastro-Coach. Wenn z. B. Gastronomen an der Qualität des Essens oder Hoteliers an der Ausstattung sparen, kann dies zu unzufriedenen Gästen und somit zu Kundenverlusten führen. „Besser ist es, die Ursachen zu reduzieren, um die Profitabilität und die finanzielle Lage wieder zu stabilisieren“, sagt Bartelt. 

Gemeinsam mit dem Inhaber eines familiengeführten Restaurants hat er beispielsweise die Arbeitsweise des Teams verbessert. „Diese Veränderung führte nicht nur zu niedrigeren Personalkosten, sondern auch zu höheren Einnahmen“, erklärt Bartelt. 

Der Prozess war laut dem Gastro-Coach jedoch komplexer als es zunächst scheint. „Jedes Restaurant hat seine eigenen Herausforderungen, Standards und die Mitarbeiter haben individuelle Bedürfnisse. Durch offene Gespräche haben wir alle Aspekte besprochen und es geschafft, eine Win-win-Situation für alle zu schaffen“, erzählt Bartelt. 

Wie entstehen zu hohe Personalkosten?

„Im Gastgewerbe können hohe Personalkosten durch verschiedene Faktoren entstehen“, sagt Bartelt. Mögliche Ursachen können z. B. Überbesetzung, ineffiziente Schichtplanung, hohe Mitarbeiterfluktuation, unzureichende Schulung sowie strengere gesetzliche und tarifliche Vorgaben sein.

Zusätzlich kann laut Bartelt der Einsatz von Mitarbeitern unterhalb ihrer Fähigkeiten zu einer reduzierteren Produktivität führen. „Ebenso kann es sich auf die betriebswirtschaftliche Situation auswirken, wenn vom Mitarbeiter mehr verlangt wird als seine Qualifikation es zulässt“, ergänzt der Gastro-Coach.

Wann sind Personalkosten zu hoch?

Eine wichtige Kennzahl für gastgewerbliche Betriebe ist das Verhältnis der Personalkosten zum Umsatz. „Personalkosten im Gastgewerbe sind dann zu hoch, wenn sie die Wirtschaftlichkeit des Betriebs beeinträchtigen“, sagt Bartelt. Er empfiehlt, dass die Personalkosten idealerweise nicht mehr als 30 Prozent des Gesamtumsatzes ausmachen sollten.

„Übersteigen die Kosten diesen Rahmen, wird dies zu einer Verschiebung der finanziellen Ressourcen führen“, erklärt Bartelt. Dies wiederum beeinflusse Investitionen, Betriebsliquidität und letztendlich die Profitabilität negativ. „Ein gesundes Verhältnis von Personalkosten zum Umsatz ist die Basis für eine nachhaltige Führung und für den Erfolg einer Gastronomie“, betont Bartelt. 

Ähnlich sieht dies auch Alexander Pesch. Ihm zufolge sollten sie Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz idealerweise zwischen 30 und 45 Prozent liegen. Ab ungefähr 50 Prozent des Umsatzes sind sie laut Pesch als zu hoch anzusehen. 

Wie berechnen sich die Personalkosten?

Zum Berechnen der Personalkosten gibt es sowohl direkte als auch indirekte Personalkosten zu berücksichtigen. Zu den direkten Kosten zählen Grundgehälter, Überstunden und Boni. Die indirekten Kosten setzen sich aus Sozialversicherungsbeiträge, Urlaubs- und Krankengeld sowie Maßnahmen zu Fortbildungen zusammen. Auch saisonale Schwankungen sollten berücksichtigt werden.

„Zudem sollte die Produktivität des Personals regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Personalkosten im angemessenen Verhältnis zum Umsatz stehen“, rät Bartelt. Hierzu zählten die Mitarbeiterkosten pro Stunde, pro Gast bis hin zum regelmäßigen checken des Durchschnittsbons.

Wie kann man die Personalkosten senken?    

Um Personalkosten im Gastgewerbe zu senken, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. „Zunächst ist es wichtig, den tatsächlichen Bedarf an Mitarbeitern zu ermitteln und einen Soll-Bestand festzulegen“, sagt Alexander Pesch. „Dies ermöglicht eine gezielte Planung der Personaleinsätze. Eine effiziente Personalplanung ist entscheidend und kann gegebenenfalls durch KI gesteuerte Personalplanungs-Software unterstützt werden.“

Die Optimierung von Arbeitszeiten und die Differenzierung von durchgehenden Schichten und von Teilschichten kann laut dem Treugast-Group-Director ebenfalls zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen beitragen. Eine geschickte Nutzung verschiedener Arbeitsverträge, darunter Vollzeit-, Teilzeit- und saisonale Verträge sowie die Beschäftigung von Aushilfen, ermögliche eine flexible Anpassung an den jeweiligen Personalbedarf.

„Darüber hinaus ist es wichtig, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu vereinfachen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und dahingehend Kosten durch Effizienzsteigerungen zu senken“, erläutert Pesch.

Neben der Optimierung betrieblicher Abläufe sollten Unternehmen auch in die Schulung und Motivation ihrer Mitarbeiter investieren. „Gut ausgebildete und motivierte Teammitglieder arbeiten effizienter und tragen dazu bei, die Fluktuation zu senken.“ Nicht zuletzt sei ein kontinuierliches Personalcontrolling unerlässlich. Die Überwachung relevanter Kennzahlen wie Fluktuationsquote, Krankheitstage und Mitarbeiterproduktivität ermögliche es Unternehmen, frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten.

7 Strategien, um Personalkosten zu senken

Andreas Bartelt fasst sieben mögliche Strategien zusammen, um Personalkosten zu senken, ohne dass die Servicequalität darunter leidet:

1. Effizientere Dienstplangestaltung: Durch den Einsatz von Software zur Dienstplanung oder durch manuelle Optimierung lassen sich Überstunden reduzieren und die Arbeitszeiten besser an den tatsächlichen Bedarf des Betriebs sowie der Wünsche der Mitarbeiter anpassen.
2. Schulung und Weiterbildung: Investitionen in Weiterbildung des Teams werden die Ergebnisse, Motivation und die Produktivität steigern. Gut geschulte Mitarbeiter können vielfältigere Aufgaben übernehmen und arbeiten oft effizienter.
3. Technologieeinsatz: Die Digitalisierung in der Gastronomie durch Einführung von Technologien zur Automatisierung bestimmter Serviceprozesse, wie Bestell- und Bezahlvorgänge oder Roboter zum Abräumen, können die Abhängigkeit von Personal verringern.
4. Outsourcing von Nebenaufgaben: Oftmals sind die Inhaber ausgepowert. Die Empfehlung des Gastro-Coachs: Nicht kerngeschäftsbezogene Aufgaben wie Reinigungsdienste oder Buchhaltung können ausgelagert werden. Dadurch können zum einen interne Kosten gesenkt und zum anderen kann sich wieder verstärkt auf den Gästeservice konzentriert werden.
5. Leistungsanreize setzen: Durch leistungsbezogene Anreize, Verkaufswettbewerbe und Boni können Mitarbeiter motiviert werden, produktiver zu arbeiten und gleichzeitig den Umsatz zu erhöhen.
6. Flexible Arbeitsmodelle: Teilzeitbeschäftigung, Aushilfen oder saisonale Verträge können helfen, die Personalkosten an die tatsächliche Nachfrage anzupassen.
7. Recruiting: Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, die sowohl fachlich als auch persönlich ins Team passen, wird immer anspruchsvoller. Traditionelle Stellenanzeigen reichen oft nicht mehr aus. Ein überzeugender Social-Media-Auftritt, der einladend wirkt und das Gefühl vermittelt, Teil des Teams sein zu wollen, erhöht die Erfolgschancen.

„Mit der Umsetzung mindestens einer dieser Strategien können Unternehmen im Gastgewerbe ihre Personalkosten senken, den Umsatz steigern und ihre Servicequalität beibehalten“, betont Bartelt.

(SAKL)