Was muss ein Kassensystem in der Gastronomie leisten?

Der Startschuss für professionelle Kassensysteme fiel 1879 in den USA. Ein gewisser James Ritty hatte als Lokalbesitzer in dem verschlafenen Städtchen Daytona regelmäßig zu wenig Geld in der Kasse – abhandengekommen ist das Bargeld durch Diebe in den eigenen (Mitarbeiter-)Reihen. Ritty beschloss irgendwann, dem kriminellen Handeln seiner Angestellten einen Riegel vorzuschieben, in dem er die Registrierkasse samt stabiler Bargeldschublade erfand. Diese Schublade ließ sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt öffnen. Seine Idee revolutionierte fortan alle Abrechnungsvorgänge in der Gastronomie und im Einzelhandel. Rittys Erfindung wurde regelrecht zum weltweiten Kassenschlager.

Heutzutage müssen Kassensysteme in der Gastronomie mehr leisten: Ob Funkbonieren, Anzeigen der eigenen Speisekarte oder Managementfunktion – moderne Kassensysteme können viel.

Moderne elektronische Kassensysteme
Spätestens mit dem Einzug der 1990er Jahre erlebten die Kassensysteme zunehmend eine digitale Transformation. Heute bedienen sich Gastronomen der nutzwertigen Errungenschaften des modern Web-Zeitalters: Kellner notieren die jeweilige Bestellung elektronisch, Menüs lassen sich auf Wunsch hinzufügen. So bauen moderne Kassensysteme für die Gastronomie auf Service. Hoch im Kurs auf diesem Gebiet stehen derzeit vor allem portable Kassengeräte. Gemeinsam mit einer leicht zu bedienenden Zentralkasse an der Theke beziehungsweise dem Kassenbereich komplementiert sie das moderne Erscheinungsbild. Zu den Vorreitern in Sachen Kassensysteme für die Gastronomie zählen Anbieter wie z. B. orderbird POS, Gastrofix, Tessero, orderman oder gastronovi.

Was muss ein modernes und effizientes Kassensystem heute leisten?

–          Übersichtliche Tischplan-Darstellung

–          Digitale Aufnahme von Betellungen

–          GDPdU konform

–          Funkbonieren

–          Schnittstelle zu DATEV

–          GDPdU konform

–          Online-Chefzugang von zuhause aus

Was müssen die Kassen dokumentieren?

–          allen im System hinterlegten Artikeln und Warengruppen sowie die entsprechenden Preise mit Historie

–          Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation)

–          sämtliche Journaldaten

–           die Bedienungsanleitung der Kasse

–          die Programmieranleitung der Kasse

–          den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)

–          Wichtig!: Stornobuchungen

Was tun mit offenen Ladenkassen?

Offene Ladenkassen nicht wegschmeißen! Ein GoBD-Kassencheck muss trotzdem sein. Bei der offenen Ladenkasse beschränken sich Anforderungen an den Gastronomen allerdings auf einen Punkt: Den täglichen handschriftlichen Kassenbericht. Folgende steuerrelevanten Informationen sollte der Kassenbericht enthalten:

Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)

– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
+ Ausgaben
+ Barentnahmen
= Tageseinnahmen

(FL)