Warum ein Wartungsplaner so wichtig ist

Ein vorbeugendes Wartungsmanagement  mit einem Wartungsplaner ist für einen reibungslosen Ablauf im Gastgewerbe “Pflicht” für den Betreiber. Nur so kann er das  Risiko geschäftsschädlicher Vorfälle auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.

Gefahren und Risiken immer im Fokus

In Großküchen kommen unterschiedliche elektrische Geräte zum Einsatz. Dies können ortsveränderliche Geräte wie beispielsweise Kaffeemaschinen, Wasserkocher oder Fritteusen sein. Darüber hinaus gibt es noch die ortsfesten Anlagen wie zum Beispiel Kühl- und Kochgeräte oder Be- und Entlüftungssysteme. Gemäß DGUV sollten ortsveränderliche Geräte mindestens einmal jährlich geprüft und fest mit der Umgebung verbundene Anlagen  spätestens alle vier Jahre geprüft werden.

Die Prüfung der elektrischen Geräte sieht neben einer Sicht- und Funktionsprüfung auch eine umfangreiche elektrische Prüfung vor. Diese Messergebnisse müssen revisionssicher dokumentiert werden.

Gemäß den einschlägigen Vorschriften ist für die Prüfung eine Elektrofachkraft erforderlich. Wenn dies nicht durch eigenes Personal gewährleistet werden kann, dann kann hierfür auch ein entsprechender externer Dienstleister eingeschaltet werden. 

Verfügbarkeit der Küchengeräte verlässlich steuern und optimieren

Die Überprüfung und die Wartung erleben zunehmend einen Wandel – vom reinen Kostentreiber zum wichtigen Wertschöpfungsfaktor. Verantwortliche Manager sollten daher mit den Veränderungen Schritt halten und das Verbesserungspotenzial nutzen.

Bye-bye, Papierberge

Was passiert, wenn die Küchengeräte und Anlagen ausfallen, wenn UVV-Prüfungen nicht durchgeführt werden oder der Feuerlöscher im Ernstfall nicht funktioniert? Erst dann merken viele Verantwortliche, wie wichtig die oft vernachlässigte Wartung ist.

Solchen Szenarien kann vorgebeugt werden. Wiederkehrende Überprüfungen der Betriebsmittel, Geräte und Werkzeuge sorgen hier laut den Experten von der Hoppe Unternehmensberatung für Abhilfe. Nur so können Verantwortliche die Funktionstüchtigkeit von Anlagen und Arbeitsmitteln sicherstellen.

Wartungsaufträge lassen sich inzwischen digital koordinieren und reduzieren dabei den hohen Organisationsaufwand. In Zeiten der Digitalisierung bietet sich die Möglichkeit die Wartungs- und Prüfprotokolle in einem Dokumentenmanagement zu verschieben.

Wartungsplaner für mehr Effizienz und Sicherheit

Solche Prozesse sollten digital und transparent gesteuert werden. Daher ist der Einsatz einer professionellen Software, wie beispielsweise Wartungsplaner, zu empfehlen. Das Tool unterstützt effizient und in transparenter Weise sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsprozesse über alle zu prüfenden Anlagen.

Um Prüf- und Wartungstermine nicht zu verpassen, sollten solche Aufgaben automatisiert werden. Der Wartungsplaner deckt dabei alle Bereiche und Prozesse der Wartung in einem System ab und verwaltet hierbei sämtliche Prüftermine und Vorschriften. Auf dieser Grundlage können auch entsprechende Wartungsaufträge generiert werden. Prüfberichte sind entsprechend zu dokumentieren und zu historisieren. Eine rechtssichere Dokumentation ist auch mit Blick auf die regelmäßig stattfindenden Audits und die Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden wichtig. 

Auf mehr Arbeitsschutz setzen

Im Wartungsplaner werden sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsvorschriften dokumentiert. „Besonders bei wiederkehrenden Wartungsarbeiten ist dies wichtig, um den Qualitätsstandard sicherzustellen. Darüber hinaus ist die Software mit einem entsprechenden Repertoire an Kalenderfunktionen zur Planung für die anstehenden Aufgaben und ein umfangreiches Paket an Auswertungstools ausgestattet“, so Ulrich Hoppe. „Die für die Wartung Zuständigen können mit dem Tool über die anstehenden Termine wie Prüfungen, Wartungen, Reparaturen automatisch per E-Mail benachrichtigt werden.“ 

Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäß BetrSichV, DGUV, TRBS und liefert eine Komplettlösung für rechtskonformes Arbeitsschutzmanagement. Darüber hinaus lassen sich Programm Gefährdungsbeurteilungen und das Führen eines Gefahrstoffkataster einfach und effizient umsetzen.

Komplette Digitalisierung im Wartungsmanagement

Auch bei der Kalibrierung der Messwerte aus den Messmitteln bzw. Prüfmitteln unterstützt der Wartungsplaner. Mit der entsprechenden Schnittstelle für die gängigen Messgeräte können Messdaten in den Wartungsplaner übertragen, abgeglichen und dokumentiert werden.

Auf dem Weg zur lückenlosen Komplettdigitalisierung hat die Hoppe Unternehmensberatung eine maßgeschneiderte mobile Wartungsplaner-App für Ihr iPhone- oder Android-Gerät entwickelt. Hierdurch wird das Wartungsmanagement noch effizienter. Die Vereinfachung der Abläufe per App erleichtern dem Wartungsteam die Arbeit vor Ort spürbar. Ein Klick genügt um den Status des Prüfobjektes zu checken und entsprechend anzupassen.

„Der hieraus entstehende Zeitgewinn ist enorm, da mit der mobilen App auch örtlich getrennt ein durchgehender digitaler Prozess gewährleistet ist. Es können mit der App dem Prüfprotokoll zum Beispiel auch Mängelfotos angehängt und übertragen werden“, erklärt Hoppe weiter. „Der Export der Daten aus der mobilen App direkt in den Wartungsplaner ist dabei spielend leicht. Dies geschieht in der Regel über die Dropbox oder über E-Mail. So gelingt die Mobilisierung zum Wartungsplaner auf Knopfdruck.“ 

Die intuitive Benutzeroberfläche der App sorgt für eine schnelle und effiziente Organisation der anstehenden Prüf- und Wartungsaufgaben. Die klassische Zettelwirtschaft mit losen Blättern hat damit ausgedient und der Stift gehört der analogen Vergangenheit an.

(Hoppe/KAGI)