Wachstum kontrollieren: So verhindern Gastro-Profis teure Fehler

Wer als Gastronom und Hotelier strukturell gut aufgestellt ist, kann gewinnbringend arbeiten – jeder kaufmännische und steuerliche Fehler kann zu einem herben Einschnitt führen und den Geschäftserfolg gefährden. Die Bandbreite der möglichen Krisenszenarien reicht von anfangs kaum spürbaren Umsatzrückgängen über größere finanzielle Schwierigkeiten bis hin zu Geld- oder sogar Freiheitsstrafen, weil steuerliche Pflichten in erheblichem Umfang nicht erfüllt worden sind. Dass es sich dabei nur um Handhabungs- oder Kommunikationsfehler gehandelt hat, spielt für die Finanzbehörden keine Rolle.

Mit den wachsenden Strukturen wächst auch der Aufwand
Deshalb kommt es darauf an, dass Hoteliers und Gastronomen professionelle Strukturen in ihren Betrieben herstellen und dauerhaft aufrechterhalten. Die Praxis zeigt, dass Unternehmer oft mit ihrer eigenen Entwicklung nicht Schritt halten können – besonders dann nicht, wenn sie nicht nur administrativ, sondern auch operativ verantwortlich sind und ihre Stärken zudem vielleicht eher in den Gastgeberqualitäten als in der kaufmännischen Geschäftsführung liegen. Als das Unternehmen noch kleiner war, hat das möglicherweise sogar ausgereicht: Es gab nur wenige Angestellte und eine Handvoll Lieferanten, die man schon lange kannte, und auch das Immobilienmanagement war verhältnismäßig leicht – es handelte sich schließlich um einen Pachtbetrieb. Doch im Laufe der Zeit wurde alles größer: Das Hotel wurde gekauft, ein zweites mit angeschlossenem Restaurant kam hinzu, aus zehn Mitarbeitern wurden 40, die Führungskräfte fahren Firmenwagen, und einen eigenen Cateringservice hat der Unternehmer jetzt auch – es hat sich halt so ergeben.

Aber die Strukturen sind nicht parallel mit gewachsen, sondern immer noch auf dem Stand des Beginns, als ganz andere Themen und Aufgaben wichtig waren, als das jetzt der Fall ist. Konkret bedeutet das: Der Unternehmer sucht nachts die Belege für die Finanzbuchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung zusammen, vergisst aber die Hälfte, während er gleichzeitig bei der Arbeitszeitaufzeichnung der Mitarbeiter ebenso völlig den Überblick verloren hat wie bei den in die Höhe schießenden allgemeinen Kosten seiner Betriebe – ihm ist völlig entgangen, dass Energieversorger und mehrere Lieferanten die Preise massiv erhöht haben und ihn das auf einen Schlag mehrere Prozent Umsatz und Gewinn kostet. Und die Dienstleister für sein schnell wachsendes Veranstaltungs-Catering kontrolliert er auch nicht mehr wie früher.

Kostenexplosionen führen zu Umsatzrückgang
Die Folge: Die Erträge sinken bei gleichzeitig steigenden Gefahren, sich Verstößen gegen die Abgabenordnung strafbar zu machen. Denn gerade in Zeiten von Mindestlohn und Arbeitszeitgesetz stehen Betriebe unter Dauerbeobachtung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit und den Sozialversicherungsträgern, und Pflichtverstöße kosten richtig viel Geld. Zumal sie auch dann dem Unternehmer angelastet werden, wenn sie von einem Mitarbeiter oder einem Auftragnehmer begangen worden sind. Denn von Strukturen und Kontrolle, die vor einer Haftung schützen könnten, kann in der vorhandenen Organisation nun wahrlich keine Rede sein…

Natürlich steigt auch das Risiko hoher Steuernachforderungen, wenn nicht alle Ausgaben vernünftig belegt werden können und vielleicht auch bei der Preisgestaltung und der Kassenführung hin und wieder Unordnung herrscht. Dann können Betriebsprüfer einfach Gewinne zu schätzen und die Steuerlast nach oben treiben. Ganz zu schweigen vom Risiko eines weiteren Verstoßes gegen steuerliche Pflichten: Nach dem neuen Kassengesetz können die Fiskalbehörden im Rahmen der unangekündigten Kassennachschau demnächst das Kassensystem einfach auslesen, um mögliche Fehler zu finden. Das kann zu einer Betriebsprüfung und einer empfindliche Strafe führen.

Kurz gesagt bedeutet dies: Hoteliers und Gastronomen sind zwingend dazu angehalten, ihre steuerlichen und kaufmännischen Strukturen immer aktuell zu halten und sich regelmäßig mit dem Steuerberater über wachsende Anforderungen auszutauschen. (Burkhard Küpper/ Steuerberatungsgesellschaft Albers & Küpper / FL)