E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Hotels und Restaurants wissen müssen

Im März hat der Bundesrat nach intensiven Verhandlungen das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie zur Steuervereinfachung und Steuerfairness“ verabschiedet. Dieses ist auch als „Wachstumschancengesetz“ bekannt. 

Es enthält zahlreiche Maßnahmen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland stärken und Unternehmen entlasten sollen. Eine davon ist die E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?     

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze Pflicht. Das heißt, die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die innerhalb Deutschlands eine umsatzsteuerpflichtige Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen.

Das bedeutet, auch Hotels, Restaurants und andere Unternehmen im Gastgewerbe müssen elektronische Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen empfangen und verarbeiten können, wenn sie diese z. B. von ihren Lieferanten erhalten. Eine Ablehnung ist nicht möglich. 

Keine Panik!

Die gute Nachricht ist: Auch für Unternehmen, die sich bislang noch überhaupt nicht mit der E-Rechnung beschäftigt haben, ist es kurz vor dem Inkrafttreten noch nicht zu spät, und es besteht kein Grund für eine Torschlusspanik vor den Feiertagen. Denn zur Einführung der E-Rechnungspflicht haben Bundesregierung und Finanzverwaltung eine Art „Stufenplan“ erstellt. Die E-Rechnung kommt also schrittweise über einen Zeitraum von drei Jahren.

Im ersten Schritt dürfen Unternehmen noch bis Ende 2026 Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – zum Beispiel auch PDF-Rechnungen verschicken. Gastronomen und Hoteliers sollten sich jedoch bereits ab dem 1. Januar 2025 darauf einstellen, bereits vereinzelt E-Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Diese dürfen dann nicht mehr gedruckt in die Buchhaltung oder zum Steuerberater. 

„Wie beim Geschenkekauf gibt es auch bei der E-Rechnung eine schnelle Notlösung. Was geschenkeseitig der Gutschein ist, ist bei der E-Rechnung die E-Mail-Adresse. Denn die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – darum geht es im ersten Schritt zum Jahreswechsel – können Unternehmen zunächst mit einer entsprechenden E-Mail-Adresse erfüllen“, sagt Mario Schnurr, Steuerberater bei Schultze & Braun. 

„Allerdings sollten die Unternehmen im Blick haben, dass sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern perspektivisch natürlich auch lesen und verarbeiten müssen.“ Hinzu kommen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. 

Umstellung nicht (weiter) auf die lange Bank schieben!

„Auf die lange Bank schieben können und sollten Unternehmen die Umstellung auf die E-Rechnung daher im neuen Jahr gleichwohl nicht und sie am besten direkt in Kombination mit Verarbeitung und Versand angehen“, sagt Schnurr, der bereits mehrere Unternehmen im Zusammenhang mit der E-Rechnung berät. 

Er rechnet damit, dass spätestens im zweiten Halbjahr 2025 das Aufkommen steigen wird, weil Unternehmen freiwillig auf den Versand von E-Rechnungen umsteigen. Die Pflicht zum Versand gilt grundsätzlich erst ab 2027, für kleine Unternehmen spätestens ab 2028.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Rechnungsstandard EN 16391 ein strukturierter Datensatz, der elektronisch erstellt, übertragen, empfangen und bearbeitet werden kann. Papierrechnungen sowie digitale Rechnungen in nicht strukturierten Formaten – etwa in Form eines PDF – gelten ab 2025 als „Sonstige Rechnungen“.

„Wichtig ist: Bei einer per E-Mail versandten Datei, etwa einem PDF oder einer eingescannten Papierrechnung, handelt es sich nicht um E-Rechnungen“, betont Schnurr. „Es muss ein Rechnungsdokument in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format sein.“ 

Die Vorgabe ist, dass sich der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeiten lässt. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt. Im Wesentlichen gibt es die beiden Formate „XRechnung“ und „Zugferd“.

„Die hierzulande bereits eingesetzten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und Zugferd in der jeweils aktuellen Version erfüllen die Kriterien einer strukturierten E-Rechnung. Das hat das Bundesfinanzministerium bereits bestätigt“, sagt Thomas Maas, CEO von freelancermap. 

Laut dem IT-Branchenverband Bitkom nutzen 96 Prozent der großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern diese strukturierte E-Rechnungsstandards bereits. Bei kleineren Firmen und Solo-Selbstständigen sind die Formate jedoch vielfach noch nicht in Gebrauch – 2023 hätten acht Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen sogar noch per Post auf Papier verschickt.

Vorgabe bei öffentlichen Auftraggebern

Unternehmen sollten bei der Umstellung auf die E-Rechnung aber auch das eigene Geschäftsmodell im Blick haben. Wenn sie etwa für öffentliche Auftraggeber tätig sind oder tätig sein wollen, sollten sie sich bei der Umstellung auf „XRechnung“ fokussieren.

„Denn auch, wenn es möglich ist, bei E-Rechnungen das Format Zugferd zu nutzen, sind öffentliche Auftraggeber bereits seit Längerem grundsätzlich dazu verpflichtet, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im Format XRechnung zu fordern“, sagt Schnurr. 

Aufwand zahlt sich auf lange Sicht sehr wahrscheinlich aus

„Der Aufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung zahlt sich für Unternehmen auf lange Sicht sehr wahrscheinlich im wahrsten Sinne des Wortes aus“, sagt Schnurr. „Denn die Umstellung auf die E-Rechnung verspricht durch die EU-weite Vereinheitlichung nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch eine nachhaltigere Geschäftspraxis.“

Ein zentraler Vorteil seien zudem deutliche Kosteneinsparungen:

• Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Lagerung sowie durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden viele manuelle Schritte überflüssig.
• Durch Software-Lösungen lassen sich Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Freigeben von Rechnungen sowie deren Ablage automatisieren. Dies ermöglicht es dann, sich auf andere Kerntätigkeiten zu konzentrieren.

Zudem beschleunige die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärke das Cashflow-Management. 

(Schultze & Braun/freelancermap/Dehoga Bayern/SAKL)