Mäuse machen mit dem MICE-Geschäft

Analoge Pinnwände & Co. waren gestern. Sogar das gute alte Flipchart ist jetzt schon in einer digitalen Variante erhältlich. HOGAPAGE hat einen Blick auf die aktuellsten Entwicklungen in der Konferenztechnik geworfen.

Eigentlich sollte man meinen, dass die zunehmende Digitalisierung persönliche Zusammenkünfte immer überflüssiger macht. Jeder könnte zu Hause sitzen und sich per Video-Konferenz zu jedem Zeitpunkt mit jedem beliebigen Menschen auf der Welt austauschen. Spannenderweise geht der Trend aber ganz in die gegenteilige Richtung: Das MICE-Geschäft (Meetings Incentives Conventions Exhibitions) boomt! Doch die Voraussetzungen, um an diesem Kuchen mitnaschen zu können, sind nicht die einfachsten. Vor allem auf technischem Gebiet wird hier eine gewisse Investitionsbereitschaft erwartet. Mit zwei Lautsprechern, einem Beamer und einem Flipchart holt man heute keine Maus mehr aus ihrem Loch.

Wobei neben der technischen Komponente auch die persönliche nicht außer Acht gelassen werden darf, wie etwa der gebürtige Mönchengladbacher Harald Dominicus-Mayer erklärt, der im Sporthotel Wagrain (Salzburg) für die Konferenztechnik-Ausstattung und die Betreuung der Veranstaltungskunden zuständig ist: »Egal welche Technik man seinen Kunden auch bietet – am allerwichtigsten ist es, dass jemand vom Betrieb ständig vor Ort ist, der diese Technik auch bedienen kann. Bei uns im Sporthotel Wagrain etwa ist der Vorteil, dass ich seit 20 Jahren hier bin und die ganze Event- und Konferenztechnik mit aufgebaut habe. Ich wohne auch im Hotel und bin daher ständig vor Ort. Wenn ein Trainer für ein Seminar am Vorabend ankommt, dann kann ich auch um 22 Uhr noch alles mit ihm durchgehen, damit er beruhigt schlafen kann und am nächsten Tag alles passt. Und bei Bedarf bin ich auch während der ganzen Veranstaltung aktiv quasi als Regisseur dabei. Ich steuere die Mikros aus und sorge dafür, dass Bild und Ton dort hinkommen, wo man sie braucht.«

WLAN-Kapazität für Maximal­belastung auslegen

Dass die technische Ausstattung trotzdem immer up to date sein muss, versteht sich von selbst. Im Sporthotel Wagrain etwa gibt es gleich mehrere Konferenzräume. Da wird jedes Jahr entsprechend investiert – jüngst etwa in modernste LED-Beamer und auch große Leinwände im 16:9-Format. Wichtig auch der Internetzugang. Dominicus-Mayer: »Das WLAN-Netz muss stark genug für alle Anforderungen sein. Das bedeutet in unserem Haus eben, dass auch 250 Leute gleichzeitig im Internet arbeiten können, ohne dass es ruckelt.«

Eine der jüngsten Neuanschaffungen des Hauses sind papierlose, elektronische Flipcharts. Man schreibt wie auf ein Whiteboard, projiziert das Ganze auf eine Leinwand und kann das Ergebnis direkt abspeichern oder per Mail versenden. Manche dieser Systeme erzeugen auch ein eigenes WLAN-Netz, mit dem alle Teilnehmer auf ihren Tablets oder Laptops alles sehen, was am Flipchart passiert.

Ein anderes Feature, das immer beliebter wird, nennt sich »ClickShare«. Teilnehmer einer Konferenz bekommen dabei einen Button und jeder, der etwas zu zeigen hat, kann damit ohne mühsames Umstecken die Inhalte seines Bildschirms auf eine Leinwand projizieren. Dabei können durchaus auch mehrere Leute gleichzeitig ihre Bildschirme anzeigen, indem die Leinwand einfach aufgeteilt wird. Auch Ton­übertragungen sind damit möglich. Dominicus-Mayer abschließend: »Die Technik ist in dem Bereich einem extremen Wandel unterworfen. Wer glaubt, wenn er sich heute einen Seminarraum einrichtet, damit die nächsten zehn Jahre auszukommen, der irrt.«

VR gehört die Zukunft

Wohin die Reise in dem Segment geht, weiß etwa Frank Spielmeyer von der Medientechnik-Firma KFP, die sich auf die Planung, Beratung, Ausstattung und Durchführung von Konferenzen und anderen Veranstaltungen spezialisiert hat. Gut 5.000 Events pro Jahr werden von den KFP-Niederlassungen u.a. in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. »Auf Konferenzen und Live-Events sind Gäste auf der Suche nach neuen Erfahrungen und Inhalten, emotionalen Erlebnissen sowie innovativen und interaktiven Highlights«, so Spielmeyer. Die rapide fortschreitende Digitalisierung hilft dabei. »Mit Event-Apps, Echtzeit-Dialog-Lösungen sowie Social Media Walls integrieren wir Gäste aktiv ins Geschehen. VR-Systeme erlauben es uns, individuelle Kundenanforderungen realitätsnah umzusetzen – und dank Mixed- Reality-Technologien wie Microsoft HoloLens können wir interaktive 3-D-Projektionen auch ohne Smartphone in reale Umgebungen platzieren.« Generell würden Mixed- und Augmented- Reality-Lösungen die Grenzen zwischen Wirklichkeit und Virtualität immer mehr verschwimmen lassen.

Total genial digital

Welche technischen Ausstattungen schon heute oder spätestens in naher Zukunft in Konferenzräumen für einen möglichst reibungslosen Ablauf der Veranstaltung sorgen, stellt Ihnen HOGAPAGE im Folgenden vor.

Das Flipchart wird digital

Wie bereits im Text erwähnt, hat Samsung vor rund einem Jahr ein digitales Flipchart mit interaktivem 55-Zoll-Display präsentiert. Mit Samsung Flip kann man also den allseits bekannten lästigen Papierrollen, eingetrockneten Stiften und abzufotografierenden Inhalten Ade sagen. Zum Schreiben auf einem Samsung Flip braucht man keinen speziellen Stift, da man dazu vom Essstäbchen bis zum Fingernagel nahezu jeden Gegenstand verwenden kann. Korrekturen sind ebenfalls schnell gemacht, indem man falsche Textpassagen oder Zeichnungen einfach mit einem Finger oder der Handfläche wegwischt. Das Display stellt bis zu 20 Seiten pro digitaler Papierrolle zur Verfügung. Anstatt umzublättern, wird einfach gescrollt. Mehrere dieser digitalen Papierrollen können auf dem Gerät abgespeichert oder auf externen Speichern mitgenommen werden.

Konferenzsysteme einrichten ohne Profi-Know-how

Seit Kurzem ist das Microflex Complete Wireless (MXCW) Konferenzsystem des US-Audiotechnik-Herstellers Shure erhältlich. MXCW ist eine All-in-one-Konferenzlösung, die sich vor allem für Räumlichkeiten anbietet, in denen ein schnelles, einfaches Set-up erforderlich ist. MXCW eignet sich für Konferenzen, Diskussionsrunden und Events in Unternehmen, Hotels, Bildungseinrichtungen und weiteren Locations. Jede Konferenzsprechstelle lässt sich als Vorsitzender, Delegierter oder Zuhörer (z.B. für Presse) konfigurieren. MXCW spielt seine Vorteile speziell in Räumen aus, die flexibel und multifunktional gestaltet sind. Durch die ständig wechselnde Raumteilung und Bestuhlung benötigen diese Räume ein System, das skalierbar ist und sich aufgrund seines modernen Designs mühelos in jede Umgebung integriert. Da jegliche Verkabelung entfällt, können auch Nicht-Techniker das Shure Konferenzsystem innerhalb weniger Minuten einrichten und konfigurieren – ein großer Vorteil beispielsweise auch bei Ad-hoc-Besprechungen. Und dank der AES-128-Signalverschlüsselung bleiben alle Besprechungen streng vertraulich.

Effektive Teamarbeit

InstaShow WDC20 ist, neben dem WDC10, die bereits zweite drahtlose Präsentationslösung des taiwanesischen High-Tech-Unternehmens BenQ, die weder spezielle Treiber noch eine Software-Installation benötigt und sofort einsatzbereit ist. Dazu wird lediglich ein Sender an den HDMI- oder USB-C-Anschluss der Bildquelle angeschlossen und per Knopfdruck mit dem Empfänger verbunden – schon kann es losgehen. BenQ InstaShow WDC20 ist für bis zu 32 Teilnehmer ausgelegt und erlaubt über die InstaShow-App nun auch die Anbindung mobiler Geräte. Für noch mehr Interaktivität sorgt die neue Split-Screen-Option, über die bis zu vier Benutzer zeitgleich in eigenen Bildbereichen präsentieren können.

Das Mikrofon folgt dem Redner

Der deutsche Mikrofon- und Lautsprecher-Profi Sennheiser hat vor wenigen Monaten die neueste Generation seiner Deckenmikrofone vorgestellt – das TeamConnect Ceiling 2. Im Decken-Array sind 28 Mikrofonkapseln mit Kugelcharakteristik verbaut, die eine hervorragende Audioqualität ohne störende Umgebungsgeräusche ermöglichen sollen. Die neue Meeting-Lösung ist speziell für Telefon- und Videokonferenzen gedacht. Das Mikrofon-Array von TeamConnect Ceiling 2 fokussiert dabei automatisch den aktiven Sprecher im Raum, völlig unabhängig von dessen Position – Konferenzschaltungen werden damit deutlich einfacher und produktiver als mit herkömmlichen Konferenzsystemen. TeamConnect Ceiling 2 eignet sich ideal für mittelgroße bis große Meeting-Räume, wo es praktisch unsichtbar in oder unter der Decke installiert werden kann. Der Raum lässt sich damit vollkommen flexibel nutzen: Die Tische sind frei von Kabeln und Mikrofonen, die Sitzordnung kann vollkommen frei gewählt werden, die Teilnehmer können sich frei im Raum bewegen.
Der Original-Text aus dem Magazin wurde für die Online-Version evtl. gekürzt bzw. angepasst.