Kasse machen-aber richtig!

Eine digitale Kasse ist heute für die meisten Gastrobetriebe Pflicht – so verlangt es das Finanzamt. Doch nicht nur deshalb sollten sich Unternehmen mit den modernen Vertretern der Kassentechnik beschäftigen. Sie sind nämlich Alleskönner, nehmen viel administrative Arbeit ab – und können sogar für mehr Umsatz sorgen.

von Eva Schiwarth

Kassennachschau, digitale Erfassung aller Umsätze, GoBD, Archivierung, Nachprüfbarkeit zu jeder Zeit – zahlreiche neue gesetzliche Anforderungen sorgen dafür, dass sich die Gastronomen mit dem Thema digitale Kasse beschäftigen müssen. Der Zwang per Gesetz ist jedoch nicht nur eine lästige Pflicht. Er kann sich als Glücksgriff für einen Gastronomen erweisen. »Die gesetzlichen Vorgaben sind ja nur der Anstoß, sich mit dem Thema Digitalisierung zu beschäftigen. Viele unserer Kunden sind positiv überrascht, was mit einem digitalen Kassensystem heute möglich ist«, meint Andreas Jonderko, Geschäftsführer von Gastronovi.

Das Unternehmen aus Bremen entwickelt seit zehn Jahren Softwarelösungen für die Branche und setzt auf Kassenlösungen, die möglichst viele Arbeitsbereiche in einem Restaurant vernetzen und digitalisieren. »In der Gastronomie gibt es immer noch viele Insellösungen, verschiedene Systeme für Reservierung, Bestellung, Lieferanten, die Pflege der Webseite. Es wird in Word und Excel gearbeitet, Mehrfacheingaben sind an der Tagesordnung. Es wird telefoniert, es werden Faxe und E-Mails von unterschiedlichen Geräten verschickt. Diese Stand-alone-Lösungen verschlingen unglaublich viele personelle und technische Ressourcen, kosten Zeit und sind anfällig für Fehler.« Zeitgemäß ist dieses Arbeiten nicht mehr, zumal die Gastronomen in den letzten Jahren immer mehr administrative Tätigkeiten schultern müssen.

Die Kasse wird zur universalen Schaltzentrale

Eine moderne Kasse kann die gesamten Arbeitsabläufe im Lokal umgestalten – und effektiver machen. Über ein mobiles Eingabegerät, welches mit der digitalen Speisekarte gefüttert wird, nimmt der Servicemitarbeiter die Bestellung der Gäste auf. Die Wünsche werden noch am Tisch direkt an Terminals im Ausschank und in der Küche gesendet. Es müssen keine Extrabons mehr geschrieben werden, in der Küche gibt es keinen Stau bei den Gerichten, Getränkebestellungen kommen schneller bei den Gästen an. Das reduziert nicht nur den Stress bei den Mitarbeitern, sondern sorgt sogar für mehr Umsatz. In Spitzenzeiten können das bis zu 30 Prozent sein. »Die Zeitersparnis und effektivere Arbeitsabläufe sind es, die die Gastronomen überzeugen. In den großen Tourismusgebieten in Österreich werden mobile Kassensysteme mehr und mehr nachgefragt. Manche Wirte haben ihren Betrieb komplett darauf umgestellt und eine stationäre Kasse nur noch als Back-up-Lösung«, berichtet Alexander Angerer, beim Kassensystemanbieter Tipos aus Wien und Salzburg zuständig für Vertrieb und Export.

Mit dem Bestellmanagement sind die Möglichkeiten moderner Kassensysteme jedoch noch lange nicht ausgereizt. Als Schaltzentrale des Lokals kann die Kasse heute sehr viele Prozesse automatisch erfassen und auswerten: Tischreservierungen werden nicht mehr in ein Buch eingetragen, sondern erscheinen live auf dem Bildschirm. Die Tageskarte oder Aktionen werden nur einmal erstellt und können gleichzeitig in den Endgeräten der Servicemitarbeiter, auf der Homepage, bei Facebook, auf Infobildschirmen aktualisiert oder als Newsletter bzw. an die App verschickt werden.

Über die Bestellung des Gastes und die Herstellung der Gerichte in der Küche wird der Warenbestand im Lager aktualisiert, das System kann Bestellvorschläge an Lieferanten anzeigen und diese per Knopfdruck auslösen. Die Koppelung mit einem Personalmanagementmodul erfasst nicht nur Arbeitszeiten und Umsatz pro Mitarbeiter, sondern auch Eigenverbrauch, Mitarbeiterrabatte und vereinfacht die Lohnabrechnung. Und natürlich schickt die Kasse alle relevanten Daten an den Steuerberater.

Live-Auswertungen sind möglich

Alle über das Kassensystem zusammengeflossenen Daten kann sich der Gastronom letztendlich über die Software in den Standardkennzahlen auswerten lassen – nicht erst am Monatsende. Wie viel Umsatz habe ich insgesamt gemacht, wie viel pro Gast, welche Gerichte laufen gut? Die Frage, wo stehe ich mit meinem Unternehmen und wo kann ich schnell etwas verändern, beantwortet die Kasse auf Knopfdruck. Wenn man möchte, sogar von unterwegs auf dem Handy.

Keine Kasse von der Stange

Ein neues Kassensystem ist für viele Gastronomen zunächst eine große Investition. Doch ein Imbissbetreiber braucht nicht das gleiche Riesensystem wie ein Gastronom mit mehreren Filialen oder ein Wirt mit einem 1.000-Plätze-Biergarten. »Deshalb sollte das System individuell angepasst werden und die eigenen Prozesse im Restaurant unterstützen oder sogar verbessern. Nur unter dieser Voraussetzung kommt das Geld für die Kasse schnell wieder zurück«, sagt Kai Grobusch, Geschäftsführer von Addipos.

Die Mühe, sich genau mit den eigenen Bedürfnissen und den Möglichkeiten der am Markt angebotenen Kassensysteme zu befassen, lohnt sich am Ende: Stimmt das Kassensystem, muss sich der Gastronom weniger um Papierkram und Details sorgen. Stattdessen hat er mehr Zeit für seinen eigentlichen Job: sich um seine Gäste zu kümmern.

Self-Ordering

Der Gast bekommt am Tisch einen Bon mit QR-Code. Mit diesem kann er die digitale Speise- und Getränkekarte einsehen und selbst Nachschub ordern. Seine Bestellung geht direkt an die Theke und wird vom
Servicemitarbeiter an den Tisch gebracht. Alternativ kann der Gast auch eine Benachrichtigung aufs Handy bekommen.

Vorteil: Der Gast muss keine Extra-App installieren, mehr Umsatz und zufriedenere Gäste, Entlastung des Servicepersonals, kann zusätzlich mit Online-Zahlungssystemen (z. B. Paypal) gekoppelt werden.

Eignet sich für: Eventgastronomie, Stoßzeiten, Roomservice im Hotel, Außer-Haus-Service, Selbstbedienungslokale

Bonus-App

Der Gast lädt sich eine App der Gaststätte auf sein Handy. Der Wirt kann vom Computer oder Handy Neuigkeiten und Infos zu Aktionen verschicken, Gäste können Punkte sammeln und einlösen, mit Gutscheinen bezahlen.

Vorteil: Kundenbindung

Eignet sich für: Betriebe, die von Stammgästen leben: Imbissbetreiber, Filialisten, Franchisenehmer, Cafés, Pizzerien und andere

Münzzählautomaten

Auch diese kennen die Gäste vielleicht schon aus dem Einzelhandel, zum Beispiel von Ikea, Shell oder Real. Das mühsame Abzählen für das Verkaufs- und Servicepersonal entfällt, der Gast wirft seine Münzen in die Box. Im Inneren wird das Geld automatisch sortiert und am Ende des Tages abgerechnet.

Vorteil: Zeitersparnis, Hygiene, kein Verschwinden von Bargeld

Eignet sich für: Gastrobetriebe, in denen gleichzeitig bedient und kassiert wird, Kassen mit hohem Durchlauf, zum Beispiel Imbiss, Kantine, Krankenhäuser, Direktverkauf

Berührungsloses Bezahlen

Das NFC-Verfahren gibt es schon drei Jahre, es wird jedoch in Deutschland noch sehr zögerlich angenommen. Die ec-Karte oder das Handy muss nur noch auf das Bezahlgerät aufgelegt werden. Die großen Discounter Aldi und Lidl sind Vorreiter und sorgen dafür, dass die Kunden es nach und nach auch in der Gastronomie akzeptieren.

Vorteil: schnelleres Bezahlen, weniger Bargeld, Reduzierung von Fehlerquellen

Eignet sich für: Gastrobetriebe mit ausgesprochenen Stoßzeiten, Imbiss, Kantinen, Straßenverkauf

Eine Lösung für jede Technik

Egal ob Terminal, mobile Geräte wie Smartphone, Tablets, Handhelds, klassischer PC, MAC fürs Backoffice oder das Notebook für unterwegs – viele der neuen Software-Lösungen laufen geräteübergreifend.

Vorteil: Der Gastronom kann mit eigener, vorhandener Technik beginnen – das spart Kosten und Eingewöhnungszeit, Updates erfolgen zeitgleich über Cloudlösungen.

Eignet sich für: alle Gastronomiebetriebe

Individuelle Auswertung

Nicht nur die Standardkennzahlen lassen sich im Kassensystem abrufen, sondern auch individuelle Auswertungen, beispielsweise der Umsatz abhängig von Tageszeit oder Wetter, der Erfolg neuer Produkte und andere Informationen.

Vorteil: Eigene Vorgaben können detailliert auf einen Blick eingesehen werden, verschiedene Mitarbeiter (Küchenleiter, Restaurantchef, Betriebsleiter) können sich ihre eigenen Startseiten zusammenbauen.

Eignet sich für: jeden, der seinen Betrieb im Blick haben und schnell gegensteuern will

Wissenswertes rund um das Thema „Kassensysteme“

Recht und Gesetz: Das System muss zwingend finanzamtskonform sein und den aktuellen Gesetzen entsprechen. Kassensystemanbieter, die bereits seit Jahren in der Gastronomie arbeiten, kennen die spezifischen Anforderungen der Branche. Zusätzlich sollte bei der Neuimplementierung ein erfahrener Steuerberater hinzugezogen werden.

Nachhaltigkeit: Ein Kassensystem ist etwas, was man nicht alle paar Monate wechselt. Wie lässt sich das Kassensystem künftig aufrüsten, wenn der Betrieb erweitert wird? Kann ich auf den Anbieter des Kassensystems auch in zehn Jahren noch zählen?
Module: Durch einzelne Bausteine lässt sich die Kasse flexibel und individuell an den eigenen Betrieb anpassen. Mit den Standards Kasse und Kassenbuch kann man beginnen – beides erleichtert den Einstieg in die digitalen Systeme. Wer mehr will, kann Stück für Stück weitere Funktionen wie Reservierung, Warenwirtschaftssystem, Personalplanung und Arbeitszeiterfassung, Webseitenbespielung oder Bonussysteme aufrüsten.

Schnittstellen: Diese sind das Salz in der Suppe und machen den Betrieb des Kassensystems erst effizient und ersparen unnötige Wechsel. Anbindungen zu verschiedenen Bezahlsystemen, eine Datev-Schnittstelle zum Steuerberater sollten Standard sein. Welche weiteren externen und bereits vorhandenen Lösungen für Personalmanagement (Zeiterfassung), die Steuerung von Schankanlagen und Kaffeeautomaten, spezielle Hotelsoftware oder Bonussysteme können in das neue System integriert werden?

Cloud oder lokale Speicherung: Bei cloudbasierten Lösungen werden alle Daten der Kasse über das Internet in einem Rechenzentrum gespeichert, Software-Updates automatisch aufgespielt. Bei einer lokalen Speicherung erfolgt dies im Betrieb.

Bedienung: Das Einpflegen von neuen Daten bei Menüänderungen, Rabattaktionen, neuen Lieferanten und anderem sollte möglichst ohne Aufwand bewerkstelligt werden können. Welche Arbeitsschritte lassen sich hier automatisieren? Am anderen Ende der Kasse ist eine intuitiv bedienbare und standardisierte Oberfläche wichtig. Diese reduziert den Schulungsaufwand für Servicemitarbeiter und Aushilfen auf ein Minimum.

Hardware: Lieber tippen oder wischen? Egal ob die Bedienung über stationäre Terminals, Computer oder über mobile Geräte wie Smartphone, Tablet oder Handheld erfolgt – die Technik sollte zeitgemäß und flexibel aufrüstbar sein und zu den jeweiligen Abläufen und Mitarbeitern im Betrieb passen. Im Tagesgeschäft müssen die Eingabegeräte für das Servicepersonal und Terminals für die Küche robust, wetterfest, stoßsicher und bei verschiedenen Lichtsituationen gut ablesbar sein. Es lohnt sich, ein Kassensystem nicht nur auf einer Messe anzuschauen, sondern bei einem Gastronomen im Livebetrieb unter realen Bedingungen.

Service und Kosten: Gastronomie ist ein 365-Tage-Geschäft. Bei Ausfällen des Systems drohen Stress, Nacharbeit und Umsatzeinbußen. Deshalb ist ein zuverlässiger Service des Anbieters wichtig. Bereits im Vorfeld sollte nachgefragt werden, welche Kosten für Support, Einrichtung, Schulung, Updates der Systeme zu Buche schlagen.
Der Original-Text aus dem Magazin wurde für die Online-Version evtl. gekürzt bzw. angepasst.