Eine K(l)asse für sich!

Doch um Kasse zu machen, braucht man die richtige Kasse. Wir zeigen, worauf es ankommt, um die richtige Lösung für den eigenen Betrieb zu finden und für die Zukunft gewappnet zu sein.

Wir sagen der Zettelwirtschaft Adieu, denn die digitale Effizienz ist die Zukunft«, ist Richard Angerer, Geschäftsführer von TiPOS, überzeugt. Ein modernes Kassensystem ist viel mehr als nur eine digitale Registrierkasse. Es ist gleichzeitig Kassenbuch, Qualitätsmanagement-Tool und vieles mehr. Schnittstellen erlauben das Zusammenspiel mit Zubehörgeräten.

Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung mitsamt Kundenbindungs-Features, Tischreservierung, papierloses Küchenmanagement, Personalmanagement, Hotelsoftware – diese und andere betriebliche Aspekte können mit der Kasse vernetzt und vom Backoffice aus zentral verwaltet werden. Idealerweise bietet die Software maßgeschneiderte Spezialfunktionen für die Gastronomie wie Rechnungssplits, zeitgesteuerte Preisänderungen, Halte- und Sortiergruppen, Inventur- und Retourfunktionen, Mehrwertsteuerumschaltung, Artikelzusatztexte, grafische Tischpläne und vieles mehr. Arbeitszeiten können über die Kasse erfasst und individuelle Bedienerrechte vergeben werden.

Qualitätsmanagement an Bord

Autopilot für den Umsatz: Geführte Abfragen als Feature eines Kassensystems sind verkaufsfördernd. » Servicekräfte werden dadurch animiert, dem Gast noch einen Kaffee, eine zusätzliche Vorspeise oder ein extra Dessert anzubieten und dadurch den Umsatz zu steigern«, berichtet Andreas Jonderko, Geschäftsführer der gastronovi GmbH. »Insbesondere bei ungelerntem Personal ist diese Unterstützung wertvoll und die Servicequalität wird erhöht«, so Jonderko.

Ein wesentlicher Aspekt, mit dem die moderne Kasse hilft, den Betrieb zu verbessern: Die Kassendaten können ausgewertet werden, um die Entwicklung des Geschäfts besser zu verstehen und gegebenenfalls zu korrigieren. Kennzahlen, Berichte und Auswertungen erlauben es, die Geschäftsentwicklung anhand der Daten aus der Kasse transparent zu machen. Echtzeit-Auswertungen (neudeutsch »Realtime-Reporting«) bilden die relevanten Zahlen sofort ab, Einblicke in langfristige Entwicklungen kann der Gastronom sich übersichtlich in Grafiken und Tabellen darstellen lassen. Denn Bilder sagen mehr als Worte – und manchmal sagen sie auch, an welchen Stellschrauben man drehen muss, um den Erfolg zu steigern.

Die gesammelten Daten sind nicht nur fürs eigene Qualitätsmanagement aussagekräftig. Mit modernen Systemen lassen sie sich per Knopfdruck exportieren und finanzamtkonform an den Steuerberater oder Steuerprüfer senden.

Weniger ist mehr

Unzählige Zusatzfunktionen mit anderen Bereichen des Betriebes lassen sich in ein modernes Kassensystem integrieren. Sinn macht das, wenn es den Verwaltungsaufwand tatsächlich verkleinert. Doch gibt es – wie immer im Leben – auch hier zu viel des Guten: Ist die Funktionalität überfrachtet mit Dingen, die man für den eigenen Betrieb gar nicht braucht, wird die Bedienung komplex und unübersichtlich. Schlimmstenfalls bewirkt dies das Gegenteil von der eigentlich angestrebten Arbeitserleichterung. Sinnvoll ist daher ein modularer Aufbau, der es ermöglicht, das Kassensystem flexibel an die tatsächlichen Bedürfnisse des eigenen Betriebsalltags anzupassen und nicht andersherum den Betrieb an die neue Technik anpassen zu müssen. Das ist nicht zuletzt dann wichtig, wenn es gilt, mit möglichst geringem Zeitaufwand neue Servicekräfte einzuarbeiten: Je selbsterklärender die Bedienung, desto kürzer die Einarbeitungszeit.

Eine maßgeschneiderte Lösung beziehungsweise ein System, welches die Funktionen gezielt dazu- oder abschalten kann, ist die beste Wahl. Zum einen hinsichtlich der Betriebsgröße: Ein modulares System kann mit dem Betrieb mitwachsen. Zum anderen hinsichtlich der Betriebsart. Denn für eine Imbissbude oder die Filiale einer Gastro-Kette braucht es völlig andere Funktionen als beispielsweise für die gehobene Einzelgastronomie.

K(l)asse Kundenbindung

Mundpropaganda und treue Kunden sind in der Gastronomie Gold wert. Um diesen Effekt zu steigern, kann ein modernes Kassensystem behilflich sein. Kunden- und Gutscheinkarten mit automatischer Verwaltung, individuelle Rabatte, Aktionen wie Stempelhefte, Punktesammeln oder Coupons – all das kann in die Kasse integriert oder vernetzt werden. Die Daten aus solchen Interaktionen können aus dem Kassensystem übernommen werden, um Gastdatenbanken zu füttern. Wissen ist hier Marketing-Macht, denn die so gewonnenen Informationen ermöglichen eine individuelle Kundenansprache und passgenaue Kampagnen zur Kundenbindung. Zudem kann die Technik die eigenen Marketing-Maßnahmen auswerten und Erfolge und Misserfolge messen.

Alternative Smartphone?

Stationäre Kassen machen vor allem dann Sinn, wenn komplexere Vorgänge abgebildet werden sollen, die im Anschluss an einem PC analysiert werden. Das muss nicht heißen, dass man sich zwischen stationärer und mobiler Lösung entscheiden muss. Im Gegenteil können beide als Team fungieren, zumal die stationäre Kasse als Server für mobile Geräte dienen kann. Ein Vorteil des Funkbonierens ist der Zeitgewinn: Bestellungen gehen – ohne unnötige Kellnerwege – direkt drahtlos vom Tisch in die Küche oder zur Theke. Im Idealfall wirkt sich die gewonnene Zeit positiv auf die Servicequalität aus.

»Die Entscheidung für ein mobiles oder stationäres Kassensystem ist nicht ausschließlich eine Frage der Betriebsart oder -größe«, findet Wilmie Rijs, Sales Managerin bei Novacom. Ein mobiles Kassensystem sei für jede Betriebsarbeit sinnvoll, »wo Schnelligkeit und Effizienz gefragt sind, denn Mobilität bedeutet kürzere Wege, mehr Zeit für den Gast und letztlich auch mehr Umsatz«. Viele Anbieter ermöglichen, mit einer Kassen-App das eigene Smartphone oder Tablet zur mobilen Kasse umzufunktionieren. Diese Variante ist nicht ohne Grund beliebt. Zum einen ist man mit dem eigenen Mobilgerät vertraut, zum anderen ist diese Lösung günstiger als die Investition in Hard- und Software. Denn die Hardware ist ja bereits da – das eigene Handy. Alles, was man dann noch braucht, ist eine für die Gastronomie konzipierte App und eine WLAN-Verbindung.

Speziell für die Branche konzipierte Kassen-Hardware punktet allerdings damit, dass sie für die besonderen Anforderungen des gastronomischen Alltags gerüstet ist. Das gilt nicht zuletzt für das Thema Strapazierfähigkeit. Während ein Hightech-Handy beim ersten Sturz vielleicht schon einen Totalausfall verursacht, sind eigens für die Gastronomie gebaute Hardware-Kassen die Geländewagen unter den Kassensystemen. Die extrem stabilen Geräte sind in der Regel mit kratzfesten Touchscreens ausgestattet.

Auch Mobilgeräte, die eigens für den Einsatz in der Gastronomie entwickelt wurden, sind dem Handy oder Tablet in Sachen Robustheit überlegen. Ein stabiles Gehäuse, das wasserdicht, leicht, kratz- und stoßfest sowie bruchsicher ist, zeigt, dass das Gerät eigens für die mobile Tischbedienung konzipiert wurde. Auch möchte man ungern das eigene Handy den typischen Schmutzattacken des gastronomischen Alltags aussetzen – von Getränkespritzern über Krümel und Fettfinger. Im Idealfall bieten branchenspezifische Gadgets einen weiteren Vorteil gegenüber der Smartphone-Nutzung: Das Profi-Gerät arbeitet selbstständig und ist nicht abhängig von einer funktionierenden Internetverbindung oder Server-Station. Selbst bei einem Ausfall der Funkverbindung bleibt es also verlässlich stets zu Diensten.

Das Ende des schönen Scheins

Bargeld wird zunehmend an Bedeutung verlieren. Wer heute schon dafür gerüstet sein will, braucht also ein Kassensystem, das mit digitalen Zahlungsmitteln zurechtkommt. Die Technik dazu muss nicht mit an Bord sein, doch sollte es eine Anbindungsmöglichkeit an Hard- und Software, die bargeldlose Transaktionen unterstützt, geben.

Was bringt die Zukunft?

Wenn der Gast Bestellprozesse selbst übernimmt, entlastet das nicht nur die Servicekräfte, sondern beschleunigt auch den Ablauf. Denn Zeit ist heute nicht nur Geld, sondern auch wahrgenommene Qualität. »Schließlich wollen Menschen immer weniger fremdbestimmte Zeit wie das Warten erleben«, so Michael Ebner, Geschäftsleiter des Gewinnblick-Partners Ebner Kassen. »Moderne Systeme erkennen den Gast im Restaurant bzw. seine Ankunft am Parkplatz und lösen entsprechende Logistikprozesse aus«, sagt Ebner.

Ein anderes futuristisch anmutendes Feature ist schon heute etabliert: »Monitore in Küche und Theke rationalisieren die Arbeitsabläufe in so hohem Maße, dass oft auf eigentlich fehlendes Personal verzichtet werden kann«, sagt Michael Ebner. »Die Gäste verzehren oft fünf bis zehn Minuten früher, und die Konflikte zwischen Service und Küche gehören der Vergangenheit an«, so die Überzeugung des Kassen-Experten.

Auf der sicheren Seite dank moderner Kassensysteme

Nachgefragt: Stefan Gentsch, DATEV

Wichtig bei der Neuanschaffung: Die Kasse muss nicht nur den aktuellen Anforderungen der Finanz­behörden Genüge leisten, sondern sollte mit in Zukunft erforderlichen technischen Notwendigkeiten ausgestattet oder garantiert nachzurüsten sein. Wir sprachen mit Stefan Gentsch, Leiter Accounting Vorsysteme beim Softwarehaus und IT-Dienstleister Datev.

Noch besteht in Deutschland keine Registrierkassenpflicht. Es ist nach wie vor erlaubt, die Dokumentation der Geschäftsaktivitäten handschriftlich durchzuführen. Die Anforderungen an elektronische Kassen dagegen werden immer höher. Kurios, oder?
In Österreich ist das anders. Dort gibt es bereits eine Registrierkassenpflicht ab einem Mindestumsatz von 15.000 Euro. Doch zurück nach Deutschland: Die Anforderungen an elektronische Kassen wurden in mehreren Schritten verschärft. Seit dem 1. Januar 2017 besteht die Pflicht zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen in digitaler Form bei Bargeschäften. Die relevanten Daten müssen aufbewahrt werden und maschinell auslesbar sein. Seit 2018 werden Unternehmen durch die Finanzverwaltung auch mittels der Kassennachschau geprüft.

Wie sind die Betriebe dafür gerüstet?
In Deutschland gibt es noch einen großen Anteil an offenen Ladenkassen, die keine Registrierfunktionen bieten. Dennoch habe ich als Unternehmer die Pflicht, die Kasse ordnungsgemäß zu führen. Beide Typen der Kassenführung werden geprüft. Mit einem technischen System werde ich aber eher auf der sicheren Seite sein als mit einer offenen Ladenkasse. Der Nachweis der ordnungsgemäßen Kassenführung mit der offenen Ladenkasse stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation und die Kassenführung bzw. Kassenorganisation des Unternehmers.

Welche Regulierungen stehen als Nächstes an?
Der nächste Schritt der Verschärfung gilt ab dem 1. Januar 2020: Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen wird dann eine elektronische Belegausgabe verpflichtend. Es muss eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung an jeder Kasse geben. Die Absicherung aller Kassendaten ist das Ziel.

Ist das nicht heute schon der Fall?
Heute ist es so: Wenn Geschäftsvorfälle an der Kasse erfasst werden, führen diese als Kassenbeleg zur sogenannten Einzelaufzeichnung, die archiviert werden muss. Das stellt aber noch nicht sicher, ob das, was archiviert wird, auch den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben an der Kasse entspricht. Der Gesetzgeber will diese Lücke schließen und sichergehen, dass das, was an der Kasse erfasst wird, nicht manipuliert werden kann. Mit Hilfe einer TSE, einer technischen Sicherheitseinrichtung, werden alle Vorgänge an der Kasse unmittelbar und vollständig mitprotokolliert.

Inwieweit greifen die Bereiche Kassenführung und Finanzbuchführung ineinander?
Kassenführung und Finanzbuchführung sind verzahnt, weil viele Daten aus der Kassenführung in die Finanzbuchführung übertragen werden müssen. Da finden, aus der Vergangenheit kommend, starke Medienbruch-Prozesse statt. Bei der offenen Ladenkasse wird händisch notiert und unter Umständen in Excel abgetippt. Das geht an den Steuerberater und wird dort individuell in eine Buchführung abgetippt und übernommen. Die meisten Unternehmen in Deutschland setzen bei der Finanzbuchführung direkt oder indirekt durch den Steuerberater auf die DATEV-Lösung. Wir haben einen komplett digitalen Prozess geschaffen. Eine Schnittstelle, die es ermöglicht, dass jedes Kassensystem seine Daten direkt in unser Kassenarchiv online liefern und archivieren kann. Die für die Finanzbuchführung relevanten Daten werden im Archiv selektiert und digital in das Kassenbuch und das Buchführungssystem übernommen.

Die Vectron Kassen-App kann alternativ oder zusätzlich zu mobilen Kassensystemen auf dem Handy genutzt werden. Voraussetzung ist eine WLAN-Verbindung.

Geschmäcker sind verschieden – nicht nur auf dem Teller. Duratec will im mittleren Preissegment die passende Lösung für jeden Betrieb bieten – von der robusten stationären Kasse bis zur Software-Lösung per App.

Das Gastware Kassensystem macht laut Herstellerangaben Betrug unmöglich. Unehrliche Mitarbeiter haben durch technische Maßnahmen keine Chance. Das schützt den Gastronom nicht nur vor dem direkten Schaden eines Diebstahls durch Mitarbeiter, sondern auch vor der damit einhergehenden Gefahr eines Imageschadens.

Die Software-Lösung von Orderbird erlaubt es, mit einem Apple-Tablet, iPod oder iPhone mobil Bestellungen aufzu­nehmen, abzurechnen und automatisierte, finanzamtkonforme Berichte zu erstellen.

NovaTouch Mobile will die stationäre Kasse auf mobile Handhelds verlagern. Der Vorteil für den Gast: spürbar weniger Wartezeiten sowohl bei der Bestellung als auch beim Servieren und beim Kassieren.

Flaggschiff der stationären Vectron-Kassen: die POS Touch 15 II Wide mit kratzfestem Touchscreen und Swipe-Funktion (Wischen wie auf dem Handy). Zur Anbringung stehen Standfüße, Spacepole und Wandmontage zur Wahl.

Die Duratec App bietet eine kostengünstige Lösung fürs mobile Kassieren.

Ende der Zettelwirtschaft: Mit dem Gastware Küchenmonitoring gehören gedruckte Bons der Vergangenheit an. Am Touchmonitor sind alle Bestellungen, Umbestellungen und Sonderwünsche übersichtlich zu erkennen.

Es geht auch ohne Küchenbon aus Papier, der in der Küche auf der Bonleiste landet: Mit dem Küchen­manager von TiPOS werden die
Daten von Orderman und Co. auf dem Monitor angezeigt – in chronologischer Reihenfolge ihres Eingangs.

Gut vernetzt: NovaTouch von Novacom bietet eine Anbindung an die firmeneigene Warenwirtschaft NovaTouch Control. Auch ein Hotel­interface ist eine Standard-Anbindung. Weitere Interfaces unterstützen Buch­haltung, Zeiterfassung, mobiles Bestellsystem und mehr.

Für jeden die richtige Lösung will Gewinnblick bringen: Von der kleinen Handheld-Variante bis zur filialübergreifenden Multi-Server-Installation ist
der Aufbau skalierbar.

Der Original-Text aus dem Magazin wurde für die Online-Version evtl. gekürzt bzw. angepasst.