Personal verzweifelt gesucht

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten rasant gewandelt. War für die Nachkriegs-Generation die Devise »Leben, um zu arbeiten« und die Einstellung selbstverständlich, dass man auch weniger Angenehmes im Berufsleben zu akzeptieren hat (bspw. Dienst an Wochenenden), weil man eben Geld verdienen muss, ticken Nachwuchskräfte heutzutage ganz anders. Bei ihnen spielt das Thema Freizeit eine tragende Rolle bei der Jobsuche.

Auch wenn in der Gastronomie jedem bewusst sein mag, dass aufgrund der Besonderheiten der Branche eine gewisse Flexibilität zum Jobprofil gehört – auf ausreichend Zeit mit Freunden und Familie auch an Sonn- und Feiertagen möchte kaum mehr jemand verzichten. Und wenn der Job und die Umstände nicht zu einhundert Prozent passen, dann orientiert man sich eben rasch neu: Man wechselt Betrieb, Tätigkeit oder gar die ganze Branche, bestätigt Steuerberater und Branchenkenner Manfred Wesonig (www.wesonig.at): »Nicht selten von heute auf morgen, ohne Rücksicht auf den Wirt, der plötzlich ohne Personal dasteht.«

Eine »ganz einfache« Rechnung

Wirte, die händeringend nach Personal suchen, bekommen mitunter den Rat, ihren frisch Angeworbenen mehr Entgegenkommen bei ­Arbeitszeiten und Dienstplänen zu zeigen, damit sie bleiben. Das heißt: auch mal am Wochenende frei geben, geblockte Arbeitszeit für längere Freiphasen, Teilzeit mit variierender Anwesenheitspflicht je nach Wunsch und Bedarf.

An Ideen für moderne Arbeitsmodelle mangelt es wahrlich nicht (siehe Kasten Wichtige Arbeitszeitmodelle ), mit ein wenig Kreativität lassen sich zahlreiche, auf Mitarbeiter und Betrieb angepasste Varianten ableiten. Das könne, so die oft gehörte Argumentation, doch zu beiderlei Vorteil sein: Zufriedene, erholte Mitarbeiter sind in der Regel motivierter und leistungsfähiger und tragen zu einer besseren Atmosphäre im Betrieb bei. Das spürt der Gast, der fühlt sich wohl und kommt gern wieder – was letztendlich bedeutet: mehr Umsatz. Und darum geht es ja in jedem Betrieb. Eine einfache Rechnung, oder nicht?

Die Realität weist Tücken auf

Ja, theoretisch. Nur schaut die Praxis anders aus, sagt Steuerberater Wesonig: »Ein gängiges Beispiel: Eine Frau, Mutter ­eines kleinen Kindes, will als Teilzeit-Kellnerin 30 Stunden die Woche arbeiten. Nun gibt es ja mehrere Möglichkeiten, diese 30 Stunden aufzuteilen. Wegen der Kinderbetreuung wäre für sie die Variante dreimal zehn Stunden ideal. Statt etwa fünfmal sechs Stunden, wo sie öfter einen Babysitter organisieren müsste. Für den Wirt wären wichtige Zeiten, in denen er Hilfe braucht, abgedeckt.« Also alles paletti? Nicht unbedingt. Denn in Österreich z. B. beschränkt oft ein Kollektivvertrag die maximal zulässige Tagesarbeitszeit (z. B. auf neun Stunden). Wird diese überschritten, ist ein Überstundenzuschlag fällig. Diese Art von Entgegenkommen kann also auch zu Einbußen für den Unternehmer führen.

In Teufels Küche dank Recht und Pflicht

Ähnliche Fallen lauern auch bei anderen, für beide Seiten vielversprechenden Arbeitszeitmodellen. Unternehmer sollten auf so einiges achten, bevor sie ihrem Personal Zugeständnisse machen, rät Wesonig. Wer nicht aufpasst, hat am Ende gar versehentlich das Arbeitsrecht verletzt. Auch sollte ein Wirt die strengen Aufzeichnungspflichten nicht unterschätzen. Wesonig: »Alles muss penibel aufgeschrieben werden, schon kleine Fehler werden heftig abgestraft. Das ist kaum mehr machbar, ohne dass Gastronomen einen massiven Zeit- und finanziellen Mehraufwand in Kauf nehmen. Der Verwaltungsaufwand ist enorm, was besonders bei Klein- und Mittel-Betrieben ins Gewicht fällt. Im Gegensatz zu Großbetrieben können sie sich kein kostenintensives elektronisches Zeiterfassungssystem leisten.«

Schrittweise zu geeigneten Arbeitszeitmodellen

Wer moderne Arbeitszeitmodelle einzuführen plant, hat keine leichte Aufgabe: Denn der Wirt muss betriebswirtschaftliche Belange, die stets im Mittelpunkt sämtlicher Überlegungen stehen sollten, mit den Wünschen des Personals unter Beachtung der aktuellen Gesetzesvorgaben (die, wie man sieht, meist Einschränkungen sind) abstimmen.

Wie geht man vor? Wesonig: »Ein Patentrezept gibt es zwar nicht, welches Arbeitszeitmodell am besten ist. Modelle erstellt man zum jeweiligen Betrieb (größere haben andere Anforderungen als kleine) und zum jeweiligen Mitarbeiter passend. Man variiert Arbeitszeiten nach Länge und Verteilung. Es gibt aber einige Richtlinien. Ich empfehle etwa, zwei Halbtageskräfte statt nur einer Vollzeitkraft einzusetzen. Fällt eine aus, hat man Ersatz. Erstellen Sie die Arbeitsmodelle für Ihre Mitarbeiter schrittweise.

Die Optimierung bzw. Anpassung der Arbeitszeiten sollte immer einhergehen mit einer Optimierung der betrieblichen Abläufe, damit eine Win-win-Situation möglich wird. Daher ist der erste Schritt ein Betriebs-Check: Sie müssen Ihren Bedarf kennen. Wann sind die Spitzen-, wann die Flautezeiten? Sind die Öffnungszeiten ideal angesetzt (Kundenfrequenzen beobachten!)? In Relation dazu, als zweiten Schritt: Für wie viele Stunden brauche ich Personal? ­Welche Zeiten decke ich als Chef ab? Für welche Zeiten brauche ich qualifizierte Fachkräfte, wann reichen Hilfskräfte? Dritter Schritt: Freizeitwünsche des Personals einholen (Stichwort: Kinderbetreuung) und sie gleichzeitig nach Verbesserungsvorschlägen zum Personal­einsatz fragen – Mitarbeiter als Controlling-Helfer nicht unterschätzen! Alles verschriftlichen, dann haben Sie eine Übersicht über Betriebs­bedarf und Mitarbeiterwünsche.«

Machbarkeits-Check mit dem Steuerberater

Der letzte Schritt: Arbeitszeitenmodelle ausarbeiten (siehe Kasten Arbeitszeitmodelle) und Machbarkeit von einem Fachmann überprüfen lassen. Wesonig: »Dieser prüft, ob das Arbeitsrecht nicht verletzt wird und hilft, herauszufinden, ob die Modelle praktikabel sind: maximal zulässige ­Tagesarbeitszeiten, einzuhaltende Ruhezeiten (täglich, wöchentlich) und Pausen, Durchrechnungsbeschränkungen und formale Voraussetzungen dafür. Einzukalkulieren sind auch Urlaube, Krankenstände und andere Abwesenheitszeiten, bei Lehrlingen (Azubis) Berufsschulzeiten und maximal zulässige wöchentliche Arbeitszeit.« Nicht immer kann man es dem Personal recht machen. Dann gilt: Erklären, warum etwas nicht möglich ist, an anderer Stelle entgegenkommen. Wer Mitarbeiter probeweise Dienstpläne fürs Team erstellen lässt, fördert das Verständnis, wie schwierig diese Aufgabe ist.

Erfolgsgeheimnis Flexibilität

Und wie handhabt man in der Praxis ein mitarbeiterfreundliches Arbeitszeitenmodell? »Wir versuchen, so flexibel wie möglich auf die Arbeitszeitwünsche unserer Mitarbeiter einzugehen«, erklärt Georg Bitzl vom Stock-Resort in Finkenberg (Tirol) das Mitarbeiter-Credo des Tiroler Fünf-Sterne-Hotels. »Zwischen 25 und 50 Wochenstunden ist bei uns fast alles möglich, etwa auch 30, 40 oder 45 Stunden. Wir haben Teilzeit- ebenso wie Vollzeitkräfte, und sogar bei der Anzahl der Arbeitstage pro Woche kann sich der Mitarbeiter aussuchen, ob er z. B. bei Vollzeit lieber fünf oder fünfeinhalb Tage pro Woche arbeitet. Wir haben sogar zwei ältere Mitarbeiter mit einem Vertrag über 47,5 Wochenstunden«, lacht Bitzl, der im Stock-Resort für die Personalplanung verantwortlich ist. Bei dieser Form von Flexibilität kommt ihm natürlich die Größe des Hauses entgegen. »Wir haben so viele verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, dass sich eigentlich für jeden Wunsch eine Lösung finden lässt. Das ist etwa für Kollegen, die Kinder haben, wichtig.« Schließlich ist ein Mitarbeiter, der sich seine Arbeitszeit auch selbst einteilen kann, auch ein zufriedener Mitarbeiter. Und wie geht man mit den unterschiedlichen Saisonen um, wenn etwa im Herbst weniger zu tun ist als im Winter? Bitzl: »Da sind wir in der glücklichen Lage, dass das für uns keinen ­Unterschied macht. Wir haben elf Monate im Jahr geöffnet und über die elf Monate eine Durchschnittsbelegung von 92 Prozent. Personaltechnisch gibt es hier also keine Unterschiede.«

Wichtige Arbeitszeitmodelle

Teilzeit: Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit ist kürzer als jene vergleichbarer Vollzeitkräfte. Je länger der Verteilzeitraum (Zeitraum, innerhalb dessen die Arbeitszeit flexibel verteilt werden kann), desto flexibler kann der Arbeitnehmer auf seine Wünsche und auf betriebliche Anforderungen eingehen.

Jahresarbeitszeit: Auf dem Zeitkonto werden tagesbezogene Abweichungen zwischen der vereinbarten und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit des Mitarbeiters saldiert. Spitzenzeiten werden für den Wirt gut planbar. Arbeitnehmer sammelt »Guttage« für längere Freiphasen. Saisonkräfte werden eventuell entbehrlich. Varianten: Kurz- und Langzeitkonto, Ampelkonto.

Gleitzeit: Der Arbeitnehmer bestimmt Beginn und Ende innerhalb eines zeitlichen Rahmens, die Dauer der täg­lichen Arbeitszeit bleibt fix. Variante: versetzte Dienstzeiten nach Absprache (Küchenpersonal beginnt gestaffelt, jeweils um eine Stunde später).

Durchrechenbare Arbeitszeit: Die Normalarbeitszeit kann in einzelnen Wochen eines bestimmten (Durchrechnungs-)Zeitraums 40 Stunden überschreiten, ohne dass Überstunden anfallen, wenn sie in diesem Zeitraum im Durchschnitt 40 Stunden nicht überschreitet.

Job-Sharing: Fünf Mitarbeiter haben beispielsweise jeweils einen Vertrag, in dem 20 Prozent weniger ­Arbeitszeit vereinbart wird als normal. Bei einer Regelarbeitszeit von 170 Stunden: 136 Stunden bei 20 Prozent weniger Lohn. Sie arbeiten jeweils vier Wochen voll (fünf Tage) und erhalten dann eine Woche zusätzlich frei. Positiv: einfache Dienstplangestaltung.

Stand-by (Sonderform Teilzeit): Arbeitnehmer muss abrufbereit innerhalb einer bestimmten Anfahrtszeit (bspw. eine Stunde) zur Arbeit erscheinen, wenn er gebraucht wird, in der restlichen Zeit hat er frei und ist im Betrieb nicht anwesend. Kann auch als Jahresteilzeit berechnet werden Vorteil: Einsparen von Überstundenzuschlägen.

Sabbatical: Mitarbeiter spart Arbeitszeit­guthaben über längeren Zeitraum für Langzeiturlaub.

Quellen, weiterführende Infos, Tipps:
www.wesonig.at, www.g-wie-gastro.de,
www.wko.at (Gratis-Broschüre: »Flexible Arbeitszeit im Hotel- und Gastgewerbe«), www.weka.ch (Abschnitt: Arbeitszeit­modelle Schweiz),
www.kibis.at (Österreich, Deutschland: Vor- und Nachteile der Modelle)
Der Original-Text aus dem Magazin wurde für die Online-Version evtl. gekürzt bzw. angepasst.