Höhen und Tiefen der Digitalisierung

Hoch motiviert gingen wir ans Werk und begaben uns auf die verschlungenen Pfade der Digitalisierung, insbesondere im Bereich der Buchhaltung. Wir haben viel gelernt und sind inzwischen demütiger, was dieses Thema angeht. Bisher haben wir als Verfechter einer klaren Organisation und definierter Prozesse die Instrumente der Digitalisierung gepriesen. Nun sehen wir das alles viel differenzierter und wollen unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen.

Zielsetzung und Ausgangslage

Erstmal ist es wichtig, zu verstehen, welches Ziel die Digitalisierung bei der Buchführung hat. Im Kern geht es darum, durch eine gute Gliederung der Erlös- und Kostenstruktur einen Überblick über die Teilbereiche des Unternehmens und deren Entwicklung zu bekommen. Alle Maßnahmen sollten auf dieses Ziel hinführen.

Des Weiteren ist zu bedenken, dass in fast allen bestehenden Betrieben das Zusammenspiel der Systeme organisch gewachsen ist. Nur selten ist es ganzheitlich geplant und aufeinander abgestimmt. Unser erster Schritt war also, alles optimal aufeinander abzustimmen. Denn ein schlechter Prozess wird auch durch Digitalisierung nicht besser. Ein einfacher Test: Wird irgendwo noch ein Excel-Sheet gebraucht, stimmen die Prozesse nicht.

Auswahl und Umsetzung

Sind alle Prozesse durchdacht und sauber durchgespielt, beginnt die Suche nach dem richtigen Anbieter. Idealerweise verfügt das System Ihrer Wahl über ein Dashboard. Doch Vorsicht: Jeder Anbieter ist von seinem Produkt überzeugt. Läuft etwas nicht rund, liegt die Schuld garantiert immer an den Schnitt­stellen der anderen. Deshalb empfiehlt sich hier eine Einarbeitungszeit von mindestens sechs Wochen. Bei Problemen brauchen Sie schnelle und kompetente Hilfe. Unser Tipp: Klären Sie vor der Bestellung die Größe des Support-Teams ab. Und lassen Sie sich die Handynummern aller führenden Mitarbeiter Ihres Anbieters geben.

Schnittstellen und Kompatibi­lität prüfen, ­Mitarbeiter einbinden

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Kompatibilität des Systems mit Lie­feranten, Banken und anderen Partnern. Sind die Rechnungen im richtigen Format? Können Bankdaten von Ihrem System automatisiert abgerufen und eingelesen werden? Wer To-go anbietet, muss eine komplexe Vertriebsstruktur steuern. Gebühren und Kosten sollten in der Kalkulation berücksichtigt werden, alle Schnittstellen müssen reibungslos funktionieren. In unserem konkreten Fall war es uns wichtig, alle Mitarbeiter ins Boot zu holen und ihnen deutlich zu machen, wie wichtig es ist, sich an die Prozesse zu halten. So werden jetzt zum Beispiel sämtliche Kassenbuch-Belege digitalisiert und beschlagwortet, bevor sie hochgeladen werden.

Die Realität und das Fazit

Für Digitalisierungsprofis mögen ­viele dieser Punkte selbstverständlich sein, wir waren jedoch überrascht, wie viele Kleinigkeiten und Selbstverständlichkeiten ein solcher Prozess mit sich bringt. Dabei sind die hier aufgeführten Punkte nur die Spitze des Eisbergs. Ob wir es nochmal machen würden? Ja, klar. Das Ergebnis lohnt die Mühe.

Unser Autor

Jean-Georges Ploner ist Spezialist für Konzepte, Innovation und F&B-Consulting. Er ist Fachbuchautor und bietet gemeinsam mit Gastronomie-Profis unter dem Namen »Global F&B Heroes« Profi-Lösungen für die Hotellerie und Gastronomie an. Mehr Infos:

www.fbheroes.de