Das rechnet sich!

Wer als Gastwirt bestehen will, muss vor allem Betriebswirt sein und wissen, wie er die Leidenschaft fürs Kulinarische in finanziellen Gewinn umsetzt. Denn nur so kann ein Restaurantbetrieb Mitarbeitern pünktlich Lohn zahlen, Lieferantenrechnungen begleichen und dem Unternehmer ein Einkommen sichern. Doch wenn die Kosten davonlaufen, der
Gewinn schrumpft und wenn am Ende des Monats weniger eingenommen als ausgegeben wurde, kann es schnell eng werden.

Tagesgeschäft macht oft betriebsblind

Natürlich wissen die meisten Gastro-Unternehmer um diese einfache Gleichung. Trotzdem reagieren viele erst spät, wenn eine finanzielle Schieflage droht. »Heute ist die Führung eines Lokals komplex. ­Dieses Tagesgeschäft macht schnell betriebsblind für Kostentreiber und Stell­schrauben«, meint Daniel Gantenberg. Er ist Geschäftsführer der Gastro-Experts in Gräfelfing bei München. Das Unternehmen hilft Restaurants, wieder rentabel zu arbeiten, mehr Umsatz und Gewinn zu erwirtschaften. Sein Team – allesamt Profis und Praktiker aus der Branche – geht dabei ähnlich vor wie die Sterne-Köche in einschlägigen TV-Coaching-Formaten. »Wir analysieren nicht nur die BWA und geben dann kluge Ratschläge, sondern arbeiten mit. Wir stehen in der Küche, an der Bar, bedienen im Service, schauen uns Lagerhaltung und Einkauf an. Da sehen wir sehr schnell, wo es klemmt.«

Dicke Kosten-Stellschraube: der Wareneinsatz

Zum Beispiel in der Küche: Der Service bringt halb volle Teller aus dem Gastraum zurück – weil die Portionen viel zu üppig sind. »Wir sehen es oft, dass ungeschulte Mitarbeiter nach Augenmaß portionieren. Statt 100 Gramm Spätzle kommen dann 150 oder gar 200 Gramm auf den Teller. Das bringt natürlich die gesamte Kalkulation durcheinander«, so Gantenberg. Abhilfe schaffe ein Küchenbuch, in dem jedes Gericht mit genauen Mengenangaben verzeichnet ist. Das lohnt sich mehrfach: Jeder Gast bekommt immer die gleiche Portion, der Preis in der Karte lässt sich vernünftig und mit realistischem Wareneinsatz kalkulieren – egal, welcher Küchenmitarbeiter gerade die Teller füllt. Nicht zuletzt ist das Küchenbuch auch eine aussagekräftige Dokumentation für das Finanzamt, um zu beweisen, dass nichts »an der Kasse vorbei« eingenommen wird.

Mit Lieferanten-Check Kosten senken

Die Basis für vernünftigen Wareneinsatz sind die Einkaufspreise. Gastwirte kaufen zu viel, zu teuer ein und Rohstoffe, die für den bestimmten Zweck nicht geeignet sind, sie haben zu viele Lieferanten oder die falschen. »Wir haben es schon erlebt, dass ein Chef höchstpersönlich am Tag drei verschiedene Supermärkte und einen Großmarkt abfährt, um sein Lokal zu bestücken«, erzählt Gastroberater Gantenberg. Das ist uneffektiv, dient nicht dazu, einen Überblick über die Preise zu bekommen. Bei frischen Waren wie Obst, Gemüse oder Fleisch werde nicht selten mit langjährigen Lieferanten zusammengearbeitet – die Wirte zahlen teilweise seit Jahren die gleichen Preise. Hier lohne es sich, Konditionen nachzuverhandeln.

Bessere Auslastung – höherer Umsatz

Ein wesentlicher Faktor bei den Kosten ist der Mitarbeitereinsatz. Einen Vollzeitmitarbeiter muss ein Wirt für 160 Stunden bezahlen. Wenn er jedoch nur 120 davon effektiv arbeitet, muss der Gastronom den Stundenlohn ganz ­anders in die Kalkulation einbeziehen – und am restlichen Kostengefüge etwas ändern. Im Loch zwischen Mittags- und Abendgeschäft, an besuchsschwachen Wochentagen wird beispielsweise kaum Umsatz gemacht. Die Ausgaben für ­Personal und fixe Posten bleiben jedoch immer gleich. Gastronomen sollten sich für diese Situationen Strategien über­legen.

Auslastung muss stimmen

Ein Patentrezept dafür gibt es nicht – die ideale Lösung ist immer abhängig vom Standort und von weiteren Faktoren. Die Öffnungszeiten anzupassen und das Personal flexibler einzusetzen, ist eine Möglichkeit. In Großstädten wie Berlin herrscht zum Beispiel harte Konkurrenz zur Mittagszeit und ein Preiskampf. ­Viele Restaurants machen das nicht mit und öffnen mittags gar nicht. Dafür sollte dann die Auslastung in der verbleibenden Zeit stimmen. Intelligente Reservierungssysteme sind ein Weg, die vorhandenen Tischzeiten flexibel zu steuern. »Dem Gastwirt und seinen Mitarbeitern wird so eine Menge Arbeit abgenommen. Die Auslastung im Lokal ist besser planbar, der Wareneinsatz wird optimiert, und das Ganze ist zudem zeitgemäß, weil immer mehr Gäste online reservieren wollen«, meint Yasha Tarani, Gründer und Geschäftsführer von Resmio, einem Online-Reservierungs- und Marketingtool für Restaurants. Über 4.000 Gastro-Unternehmen nutzen es, davon rund 85 Prozent in Deutschland. Das Tool bietet noch eine wei­tere Option, die Gewinnseite zu verbessern – die dynamische Preisgestaltung.

Nachfrage bestimmt Preis

Das Prinzip wird in der Hotellerie schon länger angewandt: In Zeiten niedriger Auslastung sinken auch die Preise. Im Online-Reservierungstool bestimmt der Wirt zum Beispiel, dass es in seinem Restaurant zwischen 15 und 17 Uhr 20 Prozent Rabatt auf alle ­Speisen gibt. Je näher der reservierungswillige Gast an die gefragte Abendzeit ­herankommt, desto niedriger wird sein möglicher Preisnachlass. Alles andere übernimmt das System automatisch – mit messbarem Erfolg. »Wir haben einen Kunden, der das Rabattsystem an bisherigen Ruhetagen eingesetzt hat. Er konnte seine Nachfrage und Auslastung überdurchschnittlich steigern – trotz höherpreisiger Karte.«